Bogfør automatisk, når kladden er godkendt

Kladden er godkendt, men en anden skal huske at trykke bogfør. I mellemtiden går tid tabt, og kladden ligger. Artiklen viser, hvad Business Central kan i standard, når det gælder at lade bogføring følge en godkendelse, hvor grænserne går, og hvilke alternativer der findes, når I vil have, at godkendte dokumenter bliver bogført af sig selv. Du får også en vurdering af risikoen ved at fjerne det sidste klik.

Hvad Learn siger om automatisk bogføring

Microsoft Learn skriver, at systemopgaver som automatisk bogføring kan indgå som trin i et workflow, og at brugeropgaver kan gå før eller efter dem. Et workflow består af en hændelse og et svar, og man vælger blandt svar, som Microsoft allerede har lavet.

Hvilke svar der findes, afhænger af dokumenttype. Åbn siden med workflowsvar og se, om der findes et svar om at bogføre den type dokument eller kladde, I arbejder med. Findes det ikke, kan svaret ikke tilføjes uden udvikling.

Det Learn ikke viser

Vi kunne ikke bekræfte, at alle kladder og dokumenter har et bogføringssvar i standardworkflowet. Idéen om at bogføre automatisk efter godkendelse har cirka 170 stemmer på Microsofts idéportal, hvilket tyder på, at mange ikke finder det, hvor de leder. Brug en sandkasse til at teste, før I rykker på produktion.

Tre alternativer til at undgå, at der ventes

Planlagt bogføring er det alternativ, der er nemmest at komme i gang med, fordi det kun kræver en jobkøpost og et filter. Den største fælde er filteret: er det for bredt, bliver kladder og ordrer bogført, som ingen har set.

Planlagt bogføring af godkendte dokumenter. Jobkøen kan køre rapporter som Bogfør salgsordrer (batch). Sæt filter på status frigivet og bogføringsdato til i dag eller tidligere, ellers bogføres alt, også dokumenter, der ikke er klar. Det passer til dokumenter, ikke til kladder.
Bogføring via jobkø. Under opsætning af salg og indkøb kan man slå bogføring via jobkø til, så dokumenter bogføres i baggrunden og ikke blokerer andre brugere.
Et flow i Power Automate. Learn nævner flows, der udløses ved ændringer i Business Central, og godkendelsesflows. Et flow kan reagere på en godkendelse og starte noget andet, men det kræver Power Automate-licens og opsætning.

Risici ved at fjerne det sidste klik

Det sidste klik er også et sidste kontrolpunkt. Fjerner I det, skal godkenderen vide, at godkendelse betyder bogføring. Bogføringsdatoen skal være rigtig, perioden skal være åben, og kladden skal være testet. Fejl, der opdages efter bogføring, rettes med modposteringer, ikke ved at slette.

Brug 'Vis bogføring', før kladden sendes til godkendelse, og lad godkenderen se resultatet i godkendelsesmeddelelsen.

Dokumentér desuden, hvem der har lov at godkende, og hvilke beløbsgrænser der gælder. Automatisk bogføring gør godkendelsen mere kritisk, så grænserne bør gennemgås mindst en gang om året.

Hvornår giver det mening

Automatisk bogføring efter godkendelse passer bedst til gentagne, forudsigelige processer, hvor godkenderen ser præcis det, der bogføres. Det kan være betalinger, der er godkendt i en kladde, eller salgsordrer under et beløb, der alligevel godkendes rutinemæssigt.

Det passer dårligere til ukendte eller store posteringer, hvor godkenderen har brug for at se konsekvensen i regnskabet. Her er det sidste klik en del af kontrollen. Beslut, hvilke processer der hører til hvilken kategori, før I automatiserer noget.

Test altid med en lille batch først. Se, hvordan fejl håndteres, hvem der får besked, og hvad der sker, hvis perioden er lukket, eller bogføringsdatoen er forkert.

Hvad vi overvejer

På vores liste over mulige apps står Approve and Post. Tanken er, at en godkendt kladde bogføres automatisk med spærring og log. Det er en idé, vi overvejer, og ikke en app, du kan hente eller købe. Se listen, hvis du vil følge med.