Automatisch boeken wanneer het journaal is goedgekeurd

Het journaal is goedgekeurd, maar iemand anders moet eraan denken op boeken te klikken. Ondertussen gaat er tijd verloren en blijft het journaal liggen. Dit artikel laat zien wat Business Central in standaard kan als het gaat om boeken na een goedkeuring, waar de grenzen liggen en welke alternatieven er zijn als u wilt dat goedgekeurde documenten vanzelf worden geboekt. U krijgt ook een inschatting van het risico van het weglaten van die laatste klik.

Wat Learn zegt over automatisch boeken

Microsoft Learn schrijft dat systeemtaken zoals automatisch boeken stappen in een workflow kunnen zijn en dat gebruikerstaken ervoor of erna kunnen komen. Een workflow bestaat uit een gebeurtenis en een reactie en u kiest uit reacties die Microsoft al heeft gemaakt.

Welke reacties er zijn, hangt af van het documenttype. Open de pagina Workflow Responses en kijk of er een reactie bestaat om het type document of journaal waarmee u werkt te boeken. Bestaat die niet, dan kan de reactie niet worden toegevoegd zonder ontwikkeling.

Wat Learn niet laat zien

We konden niet bevestigen dat alle journaals en documenten een boekingsreactie hebben in de standaardworkflow. Het idee om automatisch te boeken na goedkeuring heeft ongeveer 170 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft, wat erop wijst dat velen het niet vinden waar ze zoeken. Gebruik een sandbox om te testen voordat u iets in productie wijzigt.

Drie alternatieven om wachten te voorkomen

Geplande boeking is het alternatief waarmee u het gemakkelijkst begint, omdat het alleen een jobwachtrijpost en een filter vereist. De grootste valkuil is het filter: is het te breed, dan worden journaals en orders geboekt die niemand heeft gezien.

Geplande boeking van goedgekeurde documenten. De jobwachtrij kan rapporten draaien zoals Batch Post Sales Orders. Zet een filter op status Released en boekingsdatum vandaag of eerder, anders wordt alles geboekt, ook documenten die nog niet klaar zijn. Dit past bij documenten, niet bij journaals.
Boeken via de jobwachtrij. Bij Sales & Receivables Setup en Purchases & Payables Setup kunt u boeken via de jobwachtrij inschakelen, zodat documenten op de achtergrond worden geboekt en andere gebruikers niet blokkeren.
Een flow in Power Automate. Learn noemt flows die worden gestart door wijzigingen in Business Central en goedkeuringsflows. Een flow kan op een goedkeuring reageren en iets anders starten, maar dat vereist een Power Automate-licentie en inrichting.

Risico's van het weglaten van de laatste klik

De laatste klik is ook een laatste controlepunt. Laat u die weg, dan moet de goedkeurder weten dat goedkeuren boeken betekent. De boekingsdatum moet kloppen, de periode moet open zijn en het journaal moet zijn getest. Fouten die na het boeken worden ontdekt, corrigeert u met tegenboekingen, niet door te verwijderen.

Gebruik 'Preview Posting' voordat het journaal ter goedkeuring wordt verzonden en laat de goedkeurder het resultaat zien in de goedkeuringsmelding.

Leg ook vast wie mag goedkeuren en welke bedraglimieten gelden. Automatisch boeken maakt goedkeuren kritischer, dus de limieten moeten minstens eens per jaar worden beoordeeld.

Wanneer is het zinvol

Automatisch boeken na goedkeuring past het best bij herhaalde, voorspelbare processen waarin de goedkeurder precies ziet wat er wordt geboekt. Denk aan betalingen die in een journaal zijn goedgekeurd of verkooporders onder een bepaald bedrag die toch routinematig worden goedgekeurd.

Het past slechter bij onbekende of grote boekingen, waarbij de goedkeurder het gevolg in de administratie moet kunnen zien. Daar is de laatste klik onderdeel van de controle. Bepaal welke processen bij welke categorie horen voordat u iets automatiseert.

Test altijd eerst met een kleine batch. Kijk hoe fouten worden afgehandeld, wie bericht krijgt en wat er gebeurt als de periode is gesloten of de boekingsdatum verkeerd is.

Wat we overwegen

Op onze lijst met mogelijke apps staat Approve and Post. De gedachte is dat een goedgekeurd journaal automatisch wordt geboekt met blokkade en log. Het is een idee dat we overwegen en geen app die u kunt downloaden of kopen. Bekijk de lijst als u het wilt volgen.