Księgowanie automatyczne po zatwierdzeniu dziennika

Dziennik jest zatwierdzony, ale ktoś inny musi pamiętać o naciśnięciu księguj. W międzyczasie traci się czas, a dziennik leży. Artykuł pokazuje, co potrafi standardowy Business Central, gdy chodzi o to, by księgowanie następowało po zatwierdzeniu, gdzie przebiegają granice i jakie alternatywy istnieją, gdy chcecie, żeby zatwierdzone dokumenty księgowały się same. Dostajesz też ocenę ryzyka związanego z usunięciem ostatniego kliknięcia.

Co Learn mówi o automatycznym księgowaniu

Microsoft Learn pisze, że zadania systemowe, takie jak automatyczne księgowanie, mogą być krokami przepływu pracy, a zadania użytkownika mogą występować przed nimi lub po nich. Przepływ pracy składa się ze zdarzenia i odpowiedzi, a wybiera się spośród odpowiedzi przygotowanych już przez Microsoft.

To, jakie odpowiedzi istnieją, zależy od typu dokumentu. Otwórz stronę odpowiedzi przepływu pracy i zobacz, czy jest odpowiedź księgująca ten typ dokumentu lub dziennika, z którym pracujesz. Jeśli jej nie ma, nie można jej dodać bez programowania.

Czego Learn nie pokazuje

Nie udało nam się potwierdzić, że wszystkie dzienniki i dokumenty mają odpowiedź księgującą w standardowym przepływie pracy. Pomysł automatycznego księgowania po zatwierdzeniu ma około 170 głosów na portalu pomysłów Microsoftu, co sugeruje, że wiele osób nie znajduje tego tam, gdzie szuka. Użyjcie sandboxa do testów, zanim przejdziecie do środowiska produkcyjnego.

Trzy alternatywy, żeby uniknąć czekania

Zaplanowane księgowanie to alternatywa, od której najłatwiej zacząć, bo wymaga tylko wpisu kolejki zadań i filtra. Największą pułapką jest filtr: jeśli jest zbyt szeroki, księgowane są dziennik i zamówienia, których nikt nie widział.

Zaplanowane księgowanie zatwierdzonych dokumentów. Kolejka zadań może uruchamiać raporty takie jak Batch Post Sales Orders. Ustaw filtr na status zwolniony i datę księgowania dzisiejszą lub wcześniejszą, bo inaczej zostanie zaksięgowane wszystko, także dokumenty, które nie są gotowe. Pasuje to do dokumentów, nie do dzienników.
Księgowanie przez kolejkę zadań. W konfiguracji sprzedaży i zakupów można włączyć księgowanie przez kolejkę zadań, żeby dokumenty były księgowane w tle i nie blokowały innych użytkowników.
Przepływ w Power Automate. Learn wspomina o przepływach uruchamianych przy zmianach w Business Central oraz o przepływach zatwierdzania. Przepływ może zareagować na zatwierdzenie i uruchomić coś innego, ale wymaga licencji Power Automate i konfiguracji.

Ryzyka związane z usunięciem ostatniego kliknięcia

Ostatnie kliknięcie to także ostatni punkt kontrolny. Jeśli go usuniecie, zatwierdzający musi wiedzieć, że zatwierdzenie oznacza księgowanie. Data księgowania musi być prawidłowa, okres otwarty, a dziennik przetestowany. Błędy wykryte po zaksięgowaniu poprawia się księgowaniami korygującymi, a nie usuwaniem.

Użyj 'Preview Posting' przed wysłaniem dziennika do zatwierdzenia i pozwól zatwierdzającemu zobaczyć wynik w powiadomieniu o zatwierdzeniu.

Udokumentuj ponadto, kto może zatwierdzać i jakie obowiązują limity kwot. Automatyczne księgowanie sprawia, że zatwierdzenie jest bardziej krytyczne, więc limity warto przeglądać co najmniej raz w roku.

Kiedy to ma sens

Automatyczne księgowanie po zatwierdzeniu najlepiej pasuje do powtarzalnych, przewidywalnych procesów, w których zatwierdzający widzi dokładnie to, co jest księgowane. Mogą to być płatności zatwierdzone w dzienniku albo zamówienia sprzedaży poniżej określonej kwoty, które i tak są zatwierdzane rutynowo.

Gorzej pasuje do nietypowych lub dużych księgowań, w których zatwierdzający musi zobaczyć skutek w księgach. Tu ostatnie kliknięcie jest częścią kontroli. Zdecydujcie, które procesy należą do której kategorii, zanim cokolwiek zautomatyzujecie.

Zawsze testuj najpierw na małej partii. Zobacz, jak obsługiwane są błędy, kto dostaje powiadomienie i co się dzieje, gdy okres jest zamknięty albo data księgowania jest błędna.

Co rozważamy

Na naszej liście możliwych aplikacji jest Approve and Post. Chodzi o to, żeby zatwierdzony dziennik był księgowany automatycznie, z blokadą i dziennikiem zdarzeń. To pomysł, który rozważamy, i nie jest to aplikacja, którą można już pobrać ani kupić. Zajrzyj na listę, jeśli chcesz być na bieżąco.