Bokfør automatisk når kladden er godkjent

Kladden er godkjent, men en annen må huske å trykke bokfør. I mellomtiden går det tid tapt, og kladden blir liggende. Artikkelen viser hva Business Central kan i standard når det gjelder å la bokføring følge en godkjenning, hvor grensene går, og hvilke alternativer som finnes når dere vil at godkjente dokumenter skal bokføres av seg selv. Du får også en vurdering av risikoen ved å fjerne det siste klikket.

Hva Learn sier om automatisk bokføring

Microsoft Learn skriver at systemoppgaver som automatisk bokføring kan inngå som trinn i en workflyt, og at brukeroppgaver kan komme før eller etter dem. En workflyt består av en hendelse og et svar, og man velger blant svar som Microsoft allerede har laget.

Hvilke svar som finnes, avhenger av dokumenttype. Åpne siden Workflow Responses og se om det finnes et svar for å bokføre den typen dokument eller kladd dere arbeider med. Finnes det ikke, kan svaret ikke legges til uten utvikling.

Det Learn ikke viser

Vi kunne ikke bekrefte at alle kladder og dokumenter har et bokføringssvar i standard workflyt. Ideen om å bokføre automatisk etter godkjenning har omtrent 170 stemmer på Microsofts ideportal, noe som tyder på at mange ikke finner det de leter etter. Bruk en sandkasse til å teste før dere går videre i produksjon.

Tre alternativer for å unngå at det ventes

Planlagt bokføring er alternativet som er enklest å komme i gang med, fordi det bare krever en jobbkøpost og et filter. Den største fellen er filteret: er det for bredt, blir kladder og ordrer bokført som ingen har sett.

Planlagt bokføring av godkjente dokumenter. Jobbkøen kan kjøre rapporter som Batch Post Sales Orders. Sett filter på status frigitt og bokføringsdato til i dag eller tidligere, ellers bokføres alt, også dokumenter som ikke er klare. Det passer for dokumenter, ikke for kladder.
Bokføring via jobbkø. Under Sales & Receivables Setup og Purchases & Payables Setup kan man slå på bokføring via jobbkø, slik at dokumenter bokføres i bakgrunnen og ikke blokkerer andre brukere.
En flyt i Power Automate. Learn nevner flyter som utløses av endringer i Business Central, og godkjenningsflyter. En flyt kan reagere på en godkjenning og starte noe annet, men det krever Power Automate-lisens og oppsett.

Risiko ved å fjerne det siste klikket

Det siste klikket er også et siste kontrollpunkt. Fjerner dere det, må godkjenneren vite at godkjenning betyr bokføring. Bokføringsdatoen må være riktig, perioden må være åpen, og kladden må være testet. Feil som oppdages etter bokføring, rettes med motposteringer, ikke ved å slette.

Bruk Preview Posting før kladden sendes til godkjenning, og la godkjenneren se resultatet i godkjenningsvarselet.

Dokumenter dessuten hvem som har lov til å godkjenne, og hvilke beløpsgrenser som gjelder. Automatisk bokføring gjør godkjenningen mer kritisk, så grensene bør gjennomgås minst én gang i året.

Når gir det mening

Automatisk bokføring etter godkjenning passer best for gjentakende, forutsigbare prosesser der godkjenneren ser nøyaktig det som bokføres. Det kan være betalinger som er godkjent i en kladd, eller salgsordrer under et beløp som uansett godkjennes rutinemessig.

Det passer dårligere for ukjente eller store posteringer, der godkjenneren trenger å se konsekvensen i regnskapet. Her er det siste klikket en del av kontrollen. Bestem hvilke prosesser som hører til hvilken kategori før dere automatiserer noe.

Test alltid med en liten batch først. Se hvordan feil håndteres, hvem som får beskjed, og hva som skjer hvis perioden er stengt eller bokføringsdatoen er feil.

Hva vi vurderer

På listen vår over mulige apper står Approve and Post. Tanken er at en godkjent kladd bokføres automatisk, med sperre og logg. Det er en idé vi vurderer, og ikke en app du kan laste ned eller kjøpe. Se siden På vei hvis du vil følge med.