Betalar ni för BC-licenser ni inte använder?

Business Central debiteras per användare, och antalet licenser följer sällan med när företaget förändras. Medarbetare slutar, uppgifter flyttas till en kollega och vissa användare loggar aldrig in. En oanvänd licens kostar lika mycket som en använd. Det finns två goda skäl att titta på det. Det första är att någon i företaget kanske betalar för användare som inte längre är aktiva. Det andra är att licenstypen inte alltid passar uppgiften: vissa användare ska bokföra och redigera, medan andra bara ska läsa eller godkänna, och de behöver inte ha samma licens. I den här artikeln går vi igenom hur ni tar reda på vem som faktiskt använder systemet, hur ni jämför det med ert abonnemang och vilka frågor ni bör ställa innan ni ändrar något. Vi förklarar också vad som beror på avtalet med er nuvarande partner.

Ta reda på vem som faktiskt använder systemet

Börja med en lista över alla användare i er Business Central och i Microsoft 365-administrationen, där licenserna tilldelas. Jämför den med vem som fortfarande är anställd och vem som har loggat in nyligen.

Användare som inte har loggat in på flera månader är de första kandidaterna. Fråga chefen innan ni tar bort något: vissa loggar bara in vid årsbokslut eller lagerinventering.

Passar licenstypen uppgiften?

Business Central har fullständiga användarlicenser (Essentials och Premium) och den billigare Team Members-licensen, som är avsedd för att läsa, godkänna och göra enkla registreringar. Dessutom finns enhetslicenser för till exempel en delad lagerterminal.

Vad en Team Members-användare exakt får göra står i Microsofts licensguide, och reglerna justeras löpande. Kontrollera därför den aktuella guiden innan ni nedgraderar en användare, så att ni inte hamnar i en situation där en medarbetare inte kan utföra sitt arbete.

Frågor ni bör ställa innan ni ändrar något

Är licenserna köpta med månatlig eller årlig bindningstid, och när kan antalet sänkas?
Vem äger avtalet: ni själva eller er partner?
Använder någon integration eller app en användarlicens som inte går att undvara?
Vem ska ta över uppgifterna från en användare som tas bort?

Vad som beror på er partner

De flesta företag köper licenser via en partner. Bindningstid och uppsägningsvillkor följer det avtalet, och därför kan en besparing slå igenom först vid nästa förnyelse.

Vi erbjuder en kostnadsfri licensgenomgång, där vi tittar på vad ni har och använder och skriver ner det. Ni är inte förpliktade att använda oss efteråt.