Zahlen Sie für BC-Lizenzen, die Sie nicht nutzen?

Business Central wird pro Benutzer abgerechnet, und die Zahl der Lizenzen folgt selten dem Unternehmen, wenn es sich verändert. Mitarbeiter scheiden aus, Aufgaben wandern zu einem Kollegen, und manche Benutzer melden sich nie an. Eine ungenutzte Lizenz kostet dasselbe wie eine genutzte. Es gibt zwei gute Gründe, hinzusehen. Erstens zahlt im Unternehmen möglicherweise jemand für Benutzer, die nicht mehr aktiv sind. Zweitens passt der Lizenztyp nicht immer zur Aufgabe: Manche Benutzer müssen buchen und bearbeiten, andere nur lesen oder freigeben, und sie haben nicht unbedingt dieselbe Lizenz. In diesem Artikel gehen wir durch, wie Sie herausfinden, wer das System tatsächlich nutzt, wie Sie das mit Ihrem Abonnement abgleichen und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Sie etwas ändern. Wir erklären auch, was von der Vereinbarung mit Ihrem bisherigen Partner abhängt.

Herausfinden, wer das System tatsächlich nutzt

Beginnen Sie mit einer Liste aller Benutzer in Ihrem Business Central und in der Microsoft-365-Verwaltung, in der die Lizenzen zugewiesen werden. Gleichen Sie sie damit ab, wer noch angestellt ist und wer sich zuletzt angemeldet hat.

Benutzer, die sich seit mehreren Monaten nicht angemeldet haben, sind die ersten Kandidaten. Fragen Sie die Führungskraft, bevor Sie etwas entfernen: Manche melden sich nur zum Jahresabschluss oder zur Inventur an.

Passt der Lizenztyp zur Aufgabe?

Business Central kennt Vollbenutzerlizenzen (Essentials und Premium) und die günstigere Team-Members-Lizenz, die zum Lesen, Freigeben und für einfache Erfassungen gedacht ist. Dazu gibt es Gerätelizenzen, etwa für ein gemeinsam genutztes Lagerterminal.

Was ein Team-Members-Benutzer genau darf, steht in Microsofts Lizenzleitfaden, und die Regeln werden laufend angepasst. Prüfen Sie daher den aktuellen Leitfaden, bevor Sie einen Benutzer herabstufen, damit Sie nicht mit einem Mitarbeiter dastehen, der seine Arbeit nicht erledigen kann.

Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie etwas ändern

Wurden die Lizenzen mit monatlicher oder jährlicher Bindung gekauft, und wann kann die Anzahl reduziert werden?
Wem gehört der Vertrag: Ihnen selbst oder Ihrem Partner?
Nutzt eine Integration oder App eine Benutzerlizenz, auf die nicht verzichtet werden kann?
Wer übernimmt die Aufgaben eines Benutzers, der entfernt wird?

Was von Ihrem Partner abhängt

Die meisten Unternehmen kaufen Lizenzen über einen Partner. Bindungsfrist und Kündigungsbedingungen folgen diesem Vertrag, daher kann eine Einsparung oft erst bei der nächsten Verlängerung greifen.

Wir bieten eine kostenlose Lizenzprüfung an, bei der wir uns ansehen, was Sie haben und nutzen, und es schriftlich festhalten. Sie sind nicht verpflichtet, uns danach zu beauftragen.