Czy płacą Państwo za licencje BC, z których nie korzystają?

Business Central rozlicza się według liczby użytkowników, a liczba licencji rzadko nadąża za zmianami w firmie. Pracownicy odchodzą, zadania przechodzą na kolegę, a niektórzy użytkownicy nigdy się nie logują. Nieużywana licencja kosztuje tyle samo co używana. Są dwa dobre powody, by się temu przyjrzeć. Pierwszy to ryzyko, że ktoś w firmie płaci za użytkowników, którzy nie są już aktywni. Drugi to fakt, że typ licencji nie zawsze pasuje do zadania: niektórzy użytkownicy muszą księgować i edytować, a inni tylko czytać lub zatwierdzać, i niekoniecznie potrzebują tej samej licencji. W tym artykule omawiamy, jak ustalić, kto faktycznie korzysta z systemu, jak zestawić to z Państwa subskrypcją i jakie pytania zadać, zanim cokolwiek zmienią Państwo. Wyjaśniamy też, co zależy od umowy z obecnym partnerem.

Ustal, kto faktycznie korzysta z systemu

Proszę zacząć od listy wszystkich użytkowników w Państwa Business Central i w centrum administracyjnym Microsoft 365, gdzie przydziela się licencje. Należy zestawić ją z tym, kto nadal jest zatrudniony i kto logował się ostatnio.

Użytkownicy, którzy nie logowali się od kilku miesięcy, są pierwszymi kandydatami. Zanim cokolwiek usuną Państwo, proszę zapytać przełożonego: niektórzy logują się tylko przy zamknięciu roku lub inwentaryzacji.

Czy typ licencji pasuje do zadania?

Business Central ma pełne licencje użytkownika (Essentials i Premium) oraz tańszą licencję Team Members, przeznaczoną do czytania, zatwierdzania i prostych rejestracji. Są też licencje urządzeń, np. dla wspólnego terminala magazynowego.

Co dokładnie wolno użytkownikowi Team Members, opisuje przewodnik licencjonowania Microsoft, a zasady są na bieżąco korygowane. Przed obniżeniem licencji użytkownika proszę więc sprawdzić aktualny przewodnik, by nie skończyć z pracownikiem, który nie może wykonywać swojej pracy.

Pytania, które warto zadać, zanim cokolwiek zmienią Państwo

Czy licencje zakupiono z miesięcznym czy rocznym okresem związania i kiedy można zmniejszyć ich liczbę?
Kto jest stroną umowy: Państwo czy Państwa partner?
Czy jakaś integracja lub aplikacja używa licencji użytkownika, bez której nie da się obejść?
Kto przejmie zadania użytkownika, który zostanie usunięty?

Co zależy od Państwa partnera

Większość firm kupuje licencje przez partnera. Okres związania i warunki wypowiedzenia wynikają z tej umowy, dlatego oszczędność może pojawić się dopiero przy następnym odnowieniu.

Oferujemy bezpłatny przegląd licencji, w którym sprawdzamy, co Państwo mają i z czego korzystają, i spisujemy to. Nie muszą Państwo później z nas korzystać.