Betaler I for BC-licenser, I ikke bruger?

Business Central afregnes pr. bruger, og antallet af licenser følger sjældent virksomheden, når den ændrer sig. Medarbejdere stopper, opgaver flyttes til en kollega, og nogle brugere logger aldrig ind. En ubrugt licens koster det samme som en brugt. Der er to gode grunde til at kigge på det. Den første er, at nogen i virksomheden måske betaler for brugere, der ikke længere er aktive. Den anden er, at licenstypen ikke altid passer til opgaven: nogle brugere skal bogføre og redigere, mens andre kun skal læse eller godkende, og det er ikke sikkert, de har samme licens. I denne artikel gennemgår vi, hvordan I finder ud af, hvem der faktisk bruger systemet, hvordan I sammenholder det med jeres abonnement, og hvilke spørgsmål I skal stille, før I ændrer noget. Vi forklarer også, hvad der afhænger af aftalen med jeres nuværende partner.

Find ud af, hvem der faktisk bruger systemet

Start med en liste over alle brugere i jeres Business Central og i Microsoft 365-administrationen, hvor licenserne tildeles. Sammenhold den med, hvem der stadig er ansat, og hvem der har logget ind for nylig.

Brugere, der ikke har logget ind i flere måneder, er de første kandidater. Spørg lederen, før I fjerner noget: nogle logger kun ind ved årsafslutning eller lagertælling.

Passer licenstypen til opgaven?

Business Central har fuldbrugerlicenser (Essentials og Premium) og den billigere Team Members-licens, som er beregnet til at læse, godkende og lave enkle registreringer. Derudover findes enhedslicenser til fx en delt lagerterminal.

Hvad en Team Members-bruger præcis må, står i Microsofts licensvejledning, og reglerne bliver justeret løbende. Tjek derfor den aktuelle vejledning, før I nedgraderer en bruger, så I ikke ender med en medarbejder, der ikke kan udføre sit arbejde.

Spørgsmål, I bør stille, før I ændrer noget

Er licenserne købt med månedlig eller årlig binding, og hvornår kan antallet sættes ned?
Hvem ejer aftalen: jer selv eller jeres partner?
Bruger nogen integrationer eller apps en brugerlicens, som ikke kan undværes?
Hvem skal overtage opgaverne fra en bruger, der fjernes?

Hvad afhænger af jeres partner

De fleste virksomheder køber licenser gennem en partner. Bindingsperiode og opsigelsesvilkår følger den aftale, og derfor kan en besparelse først slå igennem ved næste fornyelse.

Vi tilbyder en gratis licensgennemgang, hvor vi ser på, hvad I har og bruger, og skriver det ned. I er ikke forpligtet til at bruge os bagefter.