Betaler dere for BC-lisenser dere ikke bruker?

Business Central faktureres per bruker, og antallet lisenser følger sjelden virksomheten når den endrer seg. Ansatte slutter, oppgaver flyttes til en kollega, og noen brukere logger aldri inn. En ubrukt lisens koster det samme som en brukt. Det finnes to gode grunner til å se på det. Den første er at noen i virksomheten kanskje betaler for brukere som ikke lenger er aktive. Den andre er at lisenstypen ikke alltid passer til oppgaven: noen brukere skal bokføre og redigere, mens andre bare skal lese eller godkjenne, og det er ikke sikkert de trenger samme lisens. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan dere finner ut hvem som faktisk bruker systemet, hvordan dere sammenholder det med abonnementet deres, og hvilke spørsmål dere bør stille før dere endrer noe. Vi forklarer også hva som avhenger av avtalen med dagens partner.

Finn ut hvem som faktisk bruker systemet

Start med en liste over alle brukere i Business Central og i Microsoft 365-administrasjonen, der lisensene tildeles. Sammenhold den med hvem som fortsatt er ansatt, og hvem som har logget inn nylig.

Brukere som ikke har logget inn på flere måneder, er de første kandidatene. Spør lederen før dere fjerner noe: noen logger bare inn ved årsavslutning eller lagertelling.

Passer lisenstypen til oppgaven?

Business Central har fullverdige brukerlisenser (Essentials og Premium) og den billigere Team Members-lisensen, som er ment for å lese, godkjenne og gjøre enkle registreringer. I tillegg finnes det enhetslisenser til for eksempel en delt lagerterminal.

Hva en Team Members-bruker nøyaktig har lov til, står i Microsofts lisensveiledning, og reglene justeres løpende. Sjekk derfor den gjeldende veiledningen før dere nedgraderer en bruker, slik at dere ikke ender opp med en ansatt som ikke kan gjøre jobben sin.

Spørsmål dere bør stille før dere endrer noe

Er lisensene kjøpt med månedlig eller årlig binding, og når kan antallet settes ned?
Hvem eier avtalen: dere selv eller partneren deres?
Bruker noen integrasjoner eller apper en brukerlisens som ikke kan unnværes?
Hvem skal overta oppgavene fra en bruker som fjernes?

Hva som avhenger av partneren deres

De fleste virksomheter kjøper lisenser gjennom en partner. Bindingsperiode og oppsigelsesvilkår følger den avtalen, og derfor kan en besparelse først slå inn ved neste fornyelse.

Vi tilbyr en gratis lisensgjennomgang, der vi ser på hva dere har og bruker, og skriver det ned. Dere er ikke forpliktet til å bruke oss etterpå.