Betaalt u voor BC-licenties die u niet gebruikt?
Business Central wordt per gebruiker afgerekend, en het aantal licenties volgt zelden het bedrijf wanneer dat verandert. Medewerkers vertrekken, taken gaan naar een collega en sommige gebruikers loggen nooit in. Een ongebruikte licentie kost evenveel als een gebruikte. Er zijn twee goede redenen om ernaar te kijken. De eerste is dat iemand in het bedrijf misschien betaalt voor gebruikers die niet meer actief zijn. De tweede is dat het licentietype niet altijd bij de taak past: sommige gebruikers moeten boeken en bewerken, terwijl anderen alleen lezen of goedkeuren, en het is niet zeker dat ze dezelfde licentie nodig hebben. In dit artikel lopen we door hoe u vaststelt wie het systeem echt gebruikt, hoe u dat afstemt op uw abonnement en welke vragen u moet stellen voordat u iets wijzigt. We leggen ook uit wat afhangt van de overeenkomst met uw huidige partner.
Ontdek wie het systeem echt gebruikt
Begin met een lijst van alle gebruikers in uw Business Central en in de Microsoft 365-beheeromgeving, waar de licenties worden toegewezen. Leg die naast wie nog in dienst is en wie onlangs heeft ingelogd.
Gebruikers die al maanden niet zijn ingelogd, zijn de eerste kandidaten. Vraag eerst de leidinggevende voordat u iets verwijdert: sommigen loggen alleen in bij de jaarafsluiting of de voorraadtelling.
Past het licentietype bij de taak?
Business Central kent volledige gebruikerslicenties (Essentials en Premium) en de goedkopere Team Members-licentie, bedoeld om te lezen, goed te keuren en eenvoudige registraties te doen. Daarnaast zijn er apparaatlicenties voor bijvoorbeeld een gedeelde magazijnterminal.
Wat een Team Members-gebruiker precies mag, staat in de licentiehandleiding van Microsoft, en de regels worden regelmatig aangepast. Raadpleeg dus de actuele handleiding voordat u een gebruiker downgradet, zodat u niet eindigt met een medewerker die zijn werk niet kan doen.
Vragen die u moet stellen voordat u iets wijzigt
- Zijn de licenties gekocht met maandelijkse of jaarlijkse contractduur, en wanneer kan het aantal omlaag?
- Wie is eigenaar van de overeenkomst: uzelf of uw partner?
- Gebruikt een integratie of app een gebruikerslicentie die niet gemist kan worden?
- Wie neemt de taken over van een gebruiker die wordt verwijderd?
Wat afhangt van uw partner
De meeste bedrijven kopen licenties via een partner. Contractduur en opzegvoorwaarden volgen die overeenkomst, en daarom kan een besparing pas bij de volgende verlenging doorwerken.
Wij bieden een gratis licentiecheck aan, waarbij we bekijken wat u hebt en gebruikt en dat opschrijven. U bent niet verplicht daarna van ons gebruik te maken.
Korte, concrete mails over wat klanten ons het vaakst vragen. We schrijven als we iets hebben dat het lezen waard is.