Essentials, Premium och Team Members förklarade

Business Central online säljs per användare och det finns flera licenstyper. Det kan vara svårt att se vem som ska ha vilken och vad som ingår. Artikeln förklarar vad typerna är till för, hur licens och företag hänger ihop och vilka frågor ni bör ställa innan ni räknar användare. Priser och de fullständiga villkoren finns i Microsofts aktuella licensguide. Kontrollera den.

De tre typer som nämns oftast

Microsoft Learn nämner att de primära licenstyperna är Essentials, Premium, Device och Team Members. Essentials täcker kärnfunktionerna inom ekonomi, försäljning, inköp och lager. Premium lägger till ytterligare funktioner. Team Members är en lättare licens för användare som huvudsakligen läser och utför begränsade uppgifter.

Exakt vad varje typ får göra bör ni kontrollera i licensguiden, eftersom gränserna kan ändras. Ta inte en återförsäljares översikt som enda källa.

Licensen följer personen, inte arbetsstationen. Undantaget är Device-licensen, som Microsoft Learn nämner och som är till för en enhet som delas av flera. Kontrollera i licensguiden när den kan användas.

Licens och företag hänger ihop

Enligt Microsoft Learn är funktionalitet i Premium påslagen på företagsnivå. På sidan Company Information är fältet User Experience satt till Essentials eller Premium. Det avgör både vilka funktioner företaget har och vilken licens en användare behöver för att öppna det.

En Essentials-användare kan bara öppna företag med användarupplevelsen Essentials. En Premium-användare kan logga in i alla företag, men kan inte använda Premium-funktioner i ett Essentials-företag. Det omvända är inte möjligt.

Det betyder att uppdelningen av era företag kan få betydelse för vilka licenser ni behöver. Fråga er partner hur företagen är konfigurerade och om en ändring av användarupplevelsen påverkar fakturan.

Andra licenser och poster som kan påverka fakturan

Microsoft Learn nämner att man vid onlinelösningen inte betalar för objekt, men att det kan finnas kostnader för extra produktionsmiljöer och extra databaskapacitet. En extern revisor ska ha licensen External Accountant, och delegerade administratörer från er partner behöver som utgångspunkt ingen licens. Se artikeln om fjärrsupport.

Microsoft Learn beskriver också att användare med en relevant Microsoft 365-licens kan få skrivskyddad åtkomst till Business Central-data som delas i Teams, utan en Business Central-licens, om det är konfigurerat. Kontrollera villkoren innan ni räknar med det.

Så gör ni er användarlista redo

Gå igenom listan med avdelningscheferna. Det är ofta här ni upptäcker att en person inte alls ska använda systemet eller att två personer kan dela på uppgiften.

Gör en lista över alla som ska använda systemet och lägg till för var och en:

Vilka uppgifter personen utför: bokföring, godkännande, läsning, lager, produktion
Hur ofta personen är i systemet
Om personen använder Premium-funktioner
Om en gemensam enhet kan användas av flera, till exempel på lagret
Om funktionen kan täckas av en Team Members-licens

Fråga partnern och kontrollera priserna

Be att er återförsäljare skriver ner vilken licens varje användare får och varför. Fråga vad som händer om en användare behöver fler funktioner senare och om ni kan ändra typ under tiden. Kontrollera uppsägnings- och ändringsvillkoren för prenumerationen. Se även artikeln om vem som äger era licenser.

Priser finns i Microsofts aktuella licensguide (Dynamics 365 Licensing Guide), och återförsäljarens pris kan avvika. Kontrollera båda. Se även budgetartikeln för en mall för löpande kostnader.

Be om att listan går igenom igen efter första kvartalet i drift. Då kan ni se om någon använder mer eller mindre än ni hade räknat med och anpassa licenserna.

Hos Addverk

Har ni frågor om licenser kan ni skriva till oss.