Essentials, Premium og Team Members forklaret
Business Central online sælges pr. bruger, og der er flere licenstyper. Det kan være svært at se, hvem der skal have hvilken, og hvad der er inkluderet. Artiklen forklarer, hvad typerne er til, hvordan licens og firma hænger sammen, og hvilke spørgsmål I bør stille, inden I tæller brugere. Priser og de fulde vilkår står i Microsofts aktuelle licensvejledning. Tjek den.
De tre typer, der oftest nævnes
Microsoft Learn nævner, at de primære licenstyper er Essentials, Premium, Device og Team Members. Essentials dækker kernefunktionerne i økonomi, salg, indkøb og lager. Premium tilføjer yderligere funktioner. Team Members er en lettere licens til brugere, der primært læser og laver begrænsede opgaver.
Præcis hvad hver type må, bør I tjekke i licensvejledningen, fordi grænserne kan ændres. Tag ikke en forhandlers oversigt som eneste kilde.
Licensen følger personen, ikke arbejdsstationen. Undtagelsen er Device-licensen, som Microsoft Learn nævner, og som er til en enhed, der deles af flere. Tjek i licensvejledningen, hvornår den kan bruges.
Licens og firma hænger sammen
Ifølge Microsoft Learn er funktionalitet i Premium slået til på firmaniveau. På siden Firmaoplysninger er feltet Brugeroplevelse sat til Essentials eller Premium. Det afgør både hvilke funktioner firmaet har, og hvilken licens en bruger skal have for at åbne det.
En Essentials-bruger kan kun åbne firmaer med brugeroplevelsen Essentials. En Premium-bruger kan logge ind i alle firmaer, men kan ikke bruge Premium-funktioner i et Essentials-firma. Det omvendte er ikke muligt.
Det betyder, at opdelingen af jeres firmaer kan få betydning for, hvilke licenser I har brug for. Spørg jeres partner, hvordan firmaerne er sat op, og om en ændring af brugeroplevelsen påvirker regningen.
Andre licenser og poster, der kan påvirke regningen
Microsoft Learn nævner, at der ved online-løsningen ikke betales for objekter, men at der kan være omkostninger til ekstra produktionsmiljøer og ekstra databasekapacitet. En ekstern revisor skal have licensen External Accountant, og delegerede administratorer fra jeres partner behøver som udgangspunkt ikke en licens. Se artiklen om fjernsupport.
Microsoft Learn beskriver også, at brugere med en relevant Microsoft 365-licens kan få skrivebeskyttet adgang til Business Central-data, der deles i Teams, uden en Business Central-licens, hvis det er sat op. Tjek betingelserne, før I regner med det.
Sådan gør I jeres brugerliste klar
Gå listen igennem med afdelingslederne. Det er ofte her, I opdager, at en person slet ikke skal bruge systemet, eller at to personer kan dele opgaven.
Lav en liste over alle, der skal bruge systemet, og tilføj for hver:
- Hvilke opgaver personen udfører: bogføring, godkendelse, læsning, lager, produktion
- Hvor ofte personen er i systemet
- Om personen bruger Premium-funktioner
- Om en fælles enhed kan bruges af flere, fx på lageret
- Om funktionen kan dækkes af Team Members-licens
Spørg partneren, og tjek priserne
Bed om, at jeres forhandler skriver ned, hvilken licens hver bruger får, og hvorfor. Spørg, hvad der sker, hvis en bruger får brug for flere funktioner senere, og om I kan ændre typen undervejs. Tjek opsigelses- og ændringsvilkår for abonnementet. Se også artiklen om, hvem der ejer jeres licenser.
Priser står i Microsofts aktuelle licensvejledning (Dynamics 365 Licensing Guide), og forhandlerens pris kan afvige. Tjek begge. Se også budgetartiklen for en skabelon til løbende omkostninger.
Bed om at få listen gennemgået igen efter første kvartal i drift. Så kan I se, om nogen bruger mere eller mindre, end I havde regnet med, og tilpasse licenserne.
Hos Addverk
Information om vores ydelser og priser finder I på siden om ydelser og priser.
Korte, konkrete mails om det, kunderne oftest spørger os om. Vi skriver, når vi har noget, der er værd at læse.