Essentials, Premium i Team Members wyjaśnione

Business Central online jest sprzedawany na użytkownika i istnieje kilka typów licencji. Trudno czasem zobaczyć, kto powinien mieć jaką i co jest w cenie. Artykuł wyjaśnia, do czego służą poszczególne typy, jak licencja i firma są ze sobą powiązane i jakie pytania warto zadać, zanim policzycie użytkowników. Ceny i pełne warunki znajdują się w aktualnym przewodniku licencjonowania Microsoftu. Sprawdźcie go.

Trzy typy, o których mówi się najczęściej

Microsoft Learn wymienia, że podstawowe typy licencji to Essentials, Premium, Device i Team Members. Essentials obejmuje podstawowe funkcje finansów, sprzedaży, zakupów i magazynu. Premium dodaje kolejne funkcje. Team Members to lżejsza licencja dla użytkowników, którzy głównie czytają i wykonują ograniczone zadania.

To, co dokładnie wolno każdemu typowi, sprawdźcie w przewodniku licencjonowania, bo granice mogą się zmieniać. Nie traktujcie zestawienia odsprzedawcy jako jedynego źródła.

Licencja podąża za osobą, a nie za stanowiskiem pracy. Wyjątkiem jest licencja Device, o której wspomina Microsoft Learn i która dotyczy urządzenia współdzielonego przez wiele osób. Sprawdźcie w przewodniku licencjonowania, kiedy można jej użyć.

Licencja i firma są powiązane

Według Microsoft Learn funkcjonalność Premium jest włączana na poziomie firmy. Na stronie Company Information pole User Experience jest ustawione na Essentials lub Premium. Decyduje to zarówno o tym, jakie funkcje ma firma, jak i o tym, jaką licencję użytkownik musi mieć, aby ją otworzyć.

Użytkownik Essentials może otwierać tylko firmy z User Experience ustawionym na Essentials. Użytkownik Premium może logować się do wszystkich firm, ale nie może używać funkcji Premium w firmie Essentials. Odwrotnie nie jest możliwe.

Oznacza to, że podział waszych firm może mieć znaczenie dla tego, jakich licencji potrzebujecie. Zapytajcie partnera, jak firmy są skonfigurowane i czy zmiana User Experience wpłynie na rachunek.

Inne licencje i pozycje, które mogą wpłynąć na rachunek

Microsoft Learn wspomina, że w rozwiązaniu online nie płaci się za obiekty, ale mogą pojawić się koszty dodatkowych środowisk produkcyjnych i dodatkowej pojemności bazy danych. Zewnętrzny księgowy musi mieć licencję External Accountant, a delegowani administratorzy od waszego partnera zasadniczo nie potrzebują licencji. Zobaczcie artykuł o zdalnym wsparciu.

Microsoft Learn opisuje też, że użytkownicy z odpowiednią licencją Microsoft 365 mogą mieć dostęp tylko do odczytu do danych Business Central udostępnianych w Teams bez licencji Business Central, jeśli jest to skonfigurowane. Sprawdźcie warunki, zanim na to postawicie.

Jak przygotować listę użytkowników

Przejrzyjcie listę z kierownikami działów. Często właśnie wtedy odkrywacie, że ktoś w ogóle nie musi używać systemu albo że dwie osoby mogą dzielić zadanie.

Zróbcie listę wszystkich, którzy mają używać systemu, i dla każdego dodajcie:

Jakie zadania osoba wykonuje: księgowanie, zatwierdzanie, czytanie, magazyn, produkcja
Jak często osoba jest w systemie
Czy osoba korzysta z funkcji Premium
Czy wspólne urządzenie może być używane przez wielu, na przykład w magazynie
Czy funkcję może pokryć licencja Team Members

Zapytajcie partnera i sprawdźcie ceny

Poproście, aby wasz odsprzedawca zapisał, jaką licencję dostaje każdy użytkownik i dlaczego. Zapytajcie, co się stanie, jeśli użytkownik później będzie potrzebował więcej funkcji i czy można zmienić typ w trakcie. Sprawdźcie warunki wypowiedzenia i zmiany subskrypcji. Zobaczcie też artykuł o tym, kto jest właścicielem waszych licencji.

Ceny znajdują się w aktualnym przewodniku licencjonowania Microsoftu (Dynamics 365 Licensing Guide), a cena odsprzedawcy może się różnić. Sprawdźcie obie. Zobaczcie też artykuł o budżecie, w którym jest szablon kosztów bieżących.

Poproście o ponowny przegląd listy po pierwszym kwartale pracy. Wtedy zobaczycie, czy ktoś używa więcej lub mniej, niż zakładaliście, i dopasujecie licencje.

Addverk

Jeśli chcecie porozmawiać o tym temacie, napiszcie do nas.