Essentials, Premium og Team Members forklart
Business Central online selges per bruker, og det finnes flere lisenstyper. Det kan være vanskelig å se hvem som skal ha hvilken, og hva som er inkludert. Artikkelen forklarer hva typene er til, hvordan lisens og firma henger sammen, og hvilke spørsmål dere bør stille før dere teller brukere. Priser og de fullstendige vilkårene står i Microsofts gjeldende lisensveiledning. Sjekk den.
De tre typene som oftest nevnes
Microsoft Learn nevner at de primære lisenstypene er Essentials, Premium, Device og Team Members. Essentials dekker kjernefunksjonene i økonomi, salg, innkjøp og lager. Premium legger til flere funksjoner. Team Members er en lettere lisens til brukere som hovedsakelig leser og utfører begrensede oppgaver.
Hva hver type nøyaktig har lov til, bør dere sjekke i lisensveiledningen, fordi grensene kan endres. Ta ikke en forhandlers oversikt som eneste kilde.
Lisensen følger personen, ikke arbeidsstasjonen. Unntaket er Device-lisensen, som Microsoft Learn nevner, og som er for en enhet som deles av flere. Sjekk i lisensveiledningen når den kan brukes.
Lisens og firma henger sammen
Ifølge Microsoft Learn er funksjonalitet i Premium slått på på firmanivå. På siden Company Information er feltet User Experience satt til Essentials eller Premium. Det avgjør både hvilke funksjoner firmaet har, og hvilken lisens en bruker må ha for å åpne det.
En Essentials-bruker kan bare åpne firmaer med brukeropplevelsen Essentials. En Premium-bruker kan logge inn i alle firmaer, men kan ikke bruke Premium-funksjoner i et Essentials-firma. Det omvendte er ikke mulig.
Det betyr at inndelingen av firmaene deres kan få betydning for hvilke lisenser dere trenger. Spør partneren hvordan firmaene er satt opp, og om en endring av brukeropplevelsen påvirker regningen.
Andre lisenser og poster som kan påvirke regningen
Microsoft Learn nevner at man ved nettløsningen ikke betaler for objekter, men at det kan være kostnader for ekstra produksjonsmiljøer og ekstra databasekapasitet. En ekstern revisor må ha lisensen External Accountant, og delegerte administratorer fra partneren deres trenger som utgangspunkt ikke en lisens. Se artikkelen om fjernsupport.
Microsoft Learn beskriver også at brukere med en relevant Microsoft 365-lisens kan få skrivebeskyttet tilgang til Business Central-data som deles i Teams, uten en Business Central-lisens, hvis det er satt opp. Sjekk betingelsene før dere regner med det.
Slik gjør dere brukerlisten klar
Gå gjennom listen sammen med avdelingslederne. Det er ofte her dere oppdager at en person ikke skal bruke systemet i det hele tatt, eller at to personer kan dele oppgaven.
Lag en liste over alle som skal bruke systemet, og legg til for hver:
- Hvilke oppgaver personen utfører: bokføring, godkjenning, lesing, lager, produksjon
- Hvor ofte personen er i systemet
- Om personen bruker Premium-funksjoner
- Om en felles enhet kan brukes av flere, for eksempel på lageret
- Om funksjonen kan dekkes av en Team Members-lisens
Spør partneren, og sjekk prisene
Be forhandleren skrive ned hvilken lisens hver bruker får, og hvorfor. Spør hva som skjer hvis en bruker får behov for flere funksjoner senere, og om dere kan endre typen underveis. Sjekk oppsigelses- og endringsvilkårene for abonnementet. Se også artikkelen om hvem som eier lisensene deres.
Priser står i Microsofts gjeldende lisensveiledning (Dynamics 365 Licensing Guide), og forhandlerens pris kan avvike. Sjekk begge. Se også budsjettartikkelen for en mal til løpende kostnader.
Be om å få listen gjennomgått på nytt etter første kvartal i drift. Da kan dere se om noen bruker mer eller mindre enn dere hadde regnet med, og tilpasse lisensene.
Spørsmål til oss
Har dere spørsmål om lisenstyper, kan dere skrive til oss.
Korte, konkrete e-poster om det kundene oftest spør oss om. Vi skriver når vi har noe som er verdt å lese.