Essentials, Premium und Team Members erklärt

Business Central online wird pro Benutzer verkauft, und es gibt mehrere Lizenztypen. Es kann schwer sein zu erkennen, wer welche braucht und was inbegriffen ist. Dieser Artikel erklärt, wofür die Typen gedacht sind, wie Lizenz und Unternehmen zusammenhängen und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Sie Benutzer zählen. Preise und die vollständigen Bedingungen stehen in Microsofts aktuellem Licensing Guide. Prüfen Sie ihn.

Die drei am häufigsten genannten Typen

Microsoft Learn nennt als primäre Lizenztypen Essentials, Premium, Device und Team Members. Essentials deckt die Kernfunktionen in Finanzen, Verkauf, Einkauf und Lager ab. Premium fügt weitere Funktionen hinzu. Team Members ist eine leichtere Lizenz für Benutzer, die hauptsächlich lesen und begrenzte Aufgaben erledigen.

Was genau jeder Typ darf, sollten Sie im Licensing Guide prüfen, weil sich die Grenzen ändern können. Machen Sie nicht die Übersicht eines Händlers zu Ihrer einzigen Quelle.

Die Lizenz folgt der Person, nicht dem Arbeitsplatz. Ausnahme ist die Device-Lizenz, die Microsoft Learn nennt und die für ein Gerät gilt, das von mehreren geteilt wird. Prüfen Sie im Licensing Guide, wann sie verwendet werden kann.

Lizenz und Unternehmen hängen zusammen

Laut Microsoft Learn ist die Funktionalität in Premium auf Ebene des Unternehmens eingeschaltet. Auf der Seite Company Information ist das Feld User Experience auf Essentials oder Premium gesetzt. Das bestimmt sowohl, welche Funktionen das Unternehmen hat, als auch, welche Lizenz ein Benutzer braucht, um es zu öffnen.

Ein Essentials-Benutzer kann nur Unternehmen mit der Benutzererfahrung Essentials öffnen. Ein Premium-Benutzer kann sich in alle Unternehmen einloggen, aber in einem Essentials-Unternehmen keine Premium-Funktionen nutzen. Umgekehrt ist es nicht möglich.

Das heißt, dass die Aufteilung Ihrer Unternehmen Einfluss darauf haben kann, welche Lizenzen Sie brauchen. Fragen Sie Ihren Partner, wie die Unternehmen eingerichtet sind und ob sich eine Änderung der Benutzererfahrung auf die Rechnung auswirkt.

Andere Lizenzen und Posten, die die Rechnung beeinflussen können

Microsoft Learn nennt, dass bei der Online-Lösung nicht für Objekte gezahlt wird, aber Kosten für zusätzliche Produktionsumgebungen und zusätzliche Datenbankkapazität anfallen können. Ein externer Wirtschaftsprüfer braucht die Lizenz External Accountant, und delegierte Administratoren Ihres Partners brauchen grundsätzlich keine Lizenz. Lesen Sie dazu den Artikel über Fernsupport.

Microsoft Learn beschreibt auch, dass Benutzer mit einer passenden Microsoft-365-Lizenz schreibgeschützten Zugriff auf Business-Central-Daten erhalten können, die in Teams geteilt werden, ohne Business-Central-Lizenz, sofern es eingerichtet ist. Prüfen Sie die Bedingungen, bevor Sie damit rechnen.

So bereiten Sie Ihre Benutzerliste vor

Gehen Sie die Liste mit den Abteilungsleitern durch. Oft entdecken Sie dabei, dass eine Person das System gar nicht nutzen muss oder dass zwei Personen sich die Aufgabe teilen können.

Erstellen Sie eine Liste aller, die das System nutzen sollen, und ergänzen Sie jeweils:

Welche Aufgaben die Person erledigt: Buchung, Freigabe, Lesen, Lager, Produktion
Wie oft die Person im System ist
Ob die Person Premium-Funktionen nutzt
Ob ein gemeinsames Gerät von mehreren genutzt werden kann, zum Beispiel im Lager
Ob sich die Funktion mit einer Team-Members-Lizenz abdecken lässt

Fragen Sie den Partner und prüfen Sie die Preise

Lassen Sie Ihren Händler aufschreiben, welche Lizenz jeder Benutzer bekommt und warum. Fragen Sie, was passiert, wenn ein Benutzer später mehr Funktionen braucht, und ob Sie den Typ unterwegs ändern können. Prüfen Sie die Kündigungs- und Änderungsbedingungen des Abonnements. Lesen Sie dazu auch den Artikel darüber, wem Ihre Lizenzen gehören.

Preise stehen in Microsofts aktuellem Licensing Guide (Dynamics 365 Licensing Guide), und der Preis des Händlers kann abweichen. Prüfen Sie beide. Lesen Sie auch den Budgetartikel, der eine Vorlage für laufende Kosten enthält.

Bitten Sie darum, die Liste nach dem ersten Quartal im Betrieb erneut durchzugehen. So sehen Sie, ob jemand mehr oder weniger nutzt, als Sie gerechnet hatten, und können die Lizenzen anpassen.

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