Essentials, Premium en Team Members uitgelegd

Business Central online wordt per gebruiker verkocht, en er zijn meerdere licentietypen. Het kan lastig zijn te zien wie welke moet hebben en wat erbij hoort. Dit artikel legt uit waar de typen voor dienen, hoe licentie en bedrijf samenhangen en welke vragen u moet stellen voordat u gebruikers telt. Prijzen en de volledige voorwaarden staan in de actuele licentiegids van Microsoft. Raadpleeg die.

De drie typen die het vaakst worden genoemd

Microsoft Learn noemt dat de primaire licentietypen Essentials, Premium, Device en Team Members zijn. Essentials dekt de kernfuncties van financiën, verkoop, inkoop en magazijn. Premium voegt extra functies toe. Team Members is een lichtere licentie voor gebruikers die vooral lezen en beperkte taken uitvoeren.

Wat elk type precies mag, moet u in de licentiegids controleren, omdat de grenzen kunnen veranderen. Neem het overzicht van een reseller niet als enige bron.

De licentie volgt de persoon, niet het werkstation. De uitzondering is de Device-licentie, die Microsoft Learn noemt en die bedoeld is voor een apparaat dat door meerdere mensen wordt gedeeld. Controleer in de licentiegids wanneer die kan worden gebruikt.

Licentie en bedrijf hangen samen

Volgens Microsoft Learn is functionaliteit in Premium op bedrijfsniveau ingeschakeld. Op de pagina Company Information is het veld User Experience ingesteld op Essentials of Premium. Dat bepaalt zowel welke functies het bedrijf heeft als welke licentie een gebruiker nodig heeft om het te openen.

Een Essentials-gebruiker kan alleen bedrijven openen met de gebruikerservaring Essentials. Een Premium-gebruiker kan in alle bedrijven inloggen, maar kan geen Premium-functies gebruiken in een Essentials-bedrijf. Andersom kan het niet.

Dat betekent dat de indeling van uw bedrijven van invloed kan zijn op welke licenties u nodig heeft. Vraag uw partner hoe de bedrijven zijn ingericht en of een wijziging van de gebruikerservaring de rekening beïnvloedt.

Andere licenties en posten die de rekening kunnen beïnvloeden

Microsoft Learn noemt dat bij de onlineoplossing niet voor objecten wordt betaald, maar dat er kosten kunnen zijn voor extra productieomgevingen en extra databasecapaciteit. Een externe accountant moet de licentie External Accountant hebben, en gedelegeerde beheerders van uw partner hebben in principe geen licentie nodig. Zie het artikel over support op afstand.

Microsoft Learn beschrijft ook dat gebruikers met een relevante Microsoft 365-licentie alleen-lezentoegang kunnen krijgen tot Business Central-gegevens die in Teams worden gedeeld, zonder Business Central-licentie, als dat is ingericht. Controleer de voorwaarden voordat u daarop rekent.

Zo maakt u uw gebruikerslijst klaar

Loop de lijst door met de afdelingshoofden. Vaak ontdekt u dan dat iemand het systeem helemaal niet hoeft te gebruiken, of dat twee personen de taak kunnen delen.

Maak een lijst van iedereen die het systeem moet gebruiken en voeg voor elke persoon toe:

Welke taken de persoon uitvoert: boeken, goedkeuren, lezen, magazijn, productie
Hoe vaak de persoon in het systeem zit
Of de persoon Premium-functies gebruikt
Of een gezamenlijk apparaat door meerdere mensen kan worden gebruikt, bijvoorbeeld in het magazijn
Of de functie door een Team Members-licentie kan worden gedekt

Vraag de partner en controleer de prijzen

Vraag uw reseller op te schrijven welke licentie elke gebruiker krijgt en waarom. Vraag wat er gebeurt als een gebruiker later meer functies nodig heeft en of u het type onderweg kunt wijzigen. Controleer de opzeg- en wijzigingsvoorwaarden van het abonnement. Zie ook het artikel over van wie uw licenties zijn.

Prijzen staan in de actuele licentiegids van Microsoft (Dynamics 365 Licensing Guide), en de prijs van de reseller kan afwijken. Controleer beide. Zie ook het begrotingsartikel voor een sjabloon voor lopende kosten.

Vraag om de lijst na het eerste kwartaal in gebruik opnieuw door te nemen. Dan kunt u zien of iemand meer of minder gebruikt dan u had gerekend, en de licenties aanpassen.

Bij Addverk

Wilt u meer weten over wat wij aanbieden, schrijf ons dan.