Varför förlorade vi offerten? Avslagsorsaker på försäljningsofferter

När en försäljningsoffert inte blir en order vill man gärna veta varför: pris, leveranstid eller konkurrent. Standard Business Central har ingen status för avslagen offert och ingen fast avslagsorsak. Artikeln visar vilka statusar offerter har och tre sätt att registrera orsaken i dag, så att ni kan lära er av de förlorade offerterna. Du får också några regler som gör siffrorna användbara.

Vilka statusar har en försäljningsoffert

En försäljningsoffert har samma statusar som andra säljdokument: öppen, frisläppt, väntar på godkännande och väntar på förskottsbetalning. Statusen säger något om hur långt dokumentet har kommit i behandlingen, inte om kunden sa ja eller nej.

Statusarna utkast, skickad, accepterad och utgången finns i Business Centrals API för offerter. De används för integration och finns inte som val på offertsidan. Du kan alltså inte markera en offert som avslagen på själva offerten.

Tre lösningar med standard

Använd orsakskod på offerten. Säljhuvudet har ett fält för orsakskod och koderna skapar ni själva. Du kan skapa koder som Pris, Leveranstid och Konkurrent. Fältet är inte nödvändigtvis synligt på offertsidan, så kontrollera om det behöver läggas till via anpassning.
Använd säljmöjligheter. Om ni arbetar med Opportunities kan en möjlighet stängas som vunnen eller förlorad, och stängningskod och datum är obligatoriska. Koderna skapar ni själva och de har en typ och en beskrivning. Det ger en riktig rapport över förlustorsaker, men kräver att offerterna hör till en möjlighet.
Arkivera offerten. I säljinställningarna kan arkivering av offerter sättas till aldrig, fråga eller alltid när offerten tas bort. Med alltid sparas den förlorade offerten så att ni kan se den efteråt.

Vad man inte får

Orsakskoden på offerten och stängningskoden på möjligheten är två olika ställen. Om hälften av säljarna använder det ena och hälften det andra kan ingen rapport sammanställa siffrorna. Bestäm ett ställe och skriv ner det.

När en offert blir en order arkiveras offerten. Det betyder att arkivet innehåller både vunna och borttagna offerter och att man måste filtrera om man bara vill se de förlorade.

Kom också ihåg att en offert kan gå ut utan att bli avslagen. Då saknas orsaken helt, så kom överens om vad en säljare ska registrera när kunden helt enkelt inte svarar.

Små regler som gör siffrorna användbara

Det spelar också roll att chefen själv använder siffrorna. När säljchefen frågar efter orsakerna blir de ifyllda.

Håll listan över orsaker kort. Fem till åtta orsaker räcker för att se mönster.
Gör fältet eller åtgärden obligatorisk i processen, inte bara i instruktionen.
Registrera orsaken när offerten tas bort eller går ut, inte månader senare.
Gå igenom orsakerna varje månad med säljavdelningen.

Ett exempel på en enkel process

En enkel process kan se ut så här. Säljaren följer upp offerten efter överenskommen tid. Säger kunden nej väljer säljaren en orsakskod och tar bort eller stänger offerten. Arkivering är satt till alltid, så att offerten går att hitta. Varje månad tas en lista fram ur arkivet och jämförs med orsakskoderna.

Processen kräver ingen utveckling, men den kräver disciplin. Det viktigaste är att alla använder samma koder och att ingen kan ta bort en offert utan att välja en orsak.

Idén om avslagsorsaker

Vi har idén Quote Rejection Reasons på vår lista över möjliga appar. Den motsvarar en idé på Microsofts idéportal om en ny status för avslagen, som har ungefär 142 röster. Tanken är en egentlig status och en orsak på offerten samt en översikt. Det är en idé vi överväger och inget du kan ladda ner eller köpa i dag.

Se de övriga idéerna på sidan om du vill vara med och prioritera.