Warum haben wir das Angebot verloren? Ablehnungsgründe bei Verkaufsangeboten

Wird aus einem Verkaufsangebot kein Auftrag, will man wissen, warum: Preis, Lieferzeit oder Wettbewerber. Business Central hat im Standard weder einen Status für abgelehnte Angebote noch einen festen Ablehnungsgrund. Der Artikel zeigt, welche Status ein Angebot hat, und drei Wege, den Grund heute zu erfassen, damit Sie aus den verlorenen Angeboten lernen können. Dazu gibt es einige Regeln, die die Zahlen brauchbar machen.

Welche Status hat ein Verkaufsangebot

Ein Verkaufsangebot hat dieselben Status wie andere Verkaufsbelege: Offen, Freigegeben, Genehmigung ausstehend und Vorauszahlung ausstehend. Der Status sagt, wie weit der Beleg in der Bearbeitung ist, nicht, ob der Kunde Ja oder Nein gesagt hat.

In der Business-Central-API für Angebote gibt es die Status Draft, Sent, Accepted und Expired. Sie dienen der Integration und stehen auf der Angebotsseite nicht zur Auswahl. Sie können ein Angebot also nicht direkt im Angebot als abgelehnt markieren.

Drei Lösungen mit Standardfunktionen

Verwenden Sie einen Reason Code im Angebot. Der Verkaufskopf hat ein Feld für einen Reason Code, und die Codes legen Sie selbst an. Sie können Codes wie Preis, Lieferzeit und Wettbewerber anlegen. Das Feld ist auf der Angebotsseite nicht unbedingt sichtbar. Prüfen Sie deshalb, ob es über die Personalisierung hinzugefügt werden muss.
Verwenden Sie Opportunities. Wenn Sie mit Opportunities arbeiten, kann eine Opportunity als gewonnen oder verloren geschlossen werden, und der Close Opportunity Code sowie ein Datum sind Pflicht. Die Codes legen Sie selbst an, sie haben einen Typ und eine Beschreibung. Das ergibt einen echten Bericht über Verlustgründe, setzt aber voraus, dass die Angebote zu einer Opportunity gehören.
Archivieren Sie das Angebot. In der Verkaufseinrichtung (Sales & Receivables Setup) lässt sich die Archivierung von Angeboten beim Löschen auf Nie, Fragen oder Immer setzen. Mit Immer bleibt das verlorene Angebot erhalten, sodass Sie es später einsehen können.

Was Sie nicht bekommen

Der Reason Code im Angebot und der Close Opportunity Code in der Opportunity sind zwei verschiedene Stellen. Nutzt die Hälfte der Vertriebsmitarbeiter das eine und die andere Hälfte das andere, kann kein Bericht die Zahlen zusammenführen. Entscheiden Sie sich für eine Stelle und halten Sie das schriftlich fest.

Wenn aus einem Angebot ein Auftrag wird, wird das Angebot archiviert. Das Archiv enthält also sowohl gewonnene als auch gelöschte Angebote, und Sie müssen filtern, wenn Sie nur die verlorenen sehen wollen.

Denken Sie auch daran, dass ein Angebot verfallen kann, ohne abgelehnt zu werden. Hier fehlt der Grund ganz. Legen Sie deshalb fest, was ein Vertriebsmitarbeiter erfassen soll, wenn der Kunde einfach nicht antwortet.

Kleine Regeln, die die Zahlen brauchbar machen

Es macht auch einen Unterschied, wenn die Führungskraft die Zahlen selbst nutzt. Wenn der Vertriebsleiter nach den Gründen fragt, werden sie ausgefüllt.

Halten Sie die Liste der Gründe kurz. Fünf bis acht Gründe reichen, um Muster zu erkennen.
Machen Sie das Feld oder die Aktion im Prozess verpflichtend, nicht nur in der Anleitung.
Erfassen Sie den Grund, wenn das Angebot gelöscht wird oder verfällt, nicht erst Monate später.
Gehen Sie die Gründe jeden Monat mit der Vertriebsabteilung durch.

Ein Beispiel für einen einfachen Prozess

Ein einfacher Prozess kann so aussehen. Der Vertriebsmitarbeiter fasst nach der vereinbarten Zeit beim Angebot nach. Sagt der Kunde Nein, wählt er einen Reason Code und löscht oder schließt das Angebot. Die Archivierung steht auf Immer, damit das Angebot auffindbar bleibt. Jeden Monat wird eine Liste aus dem Archiv gezogen und mit den Reason Codes abgeglichen.

Der Prozess braucht keine Entwicklung, aber er braucht Disziplin. Am wichtigsten ist, dass alle dieselben Codes verwenden und dass niemand ein Angebot löschen kann, ohne einen Grund zu wählen.

Die Idee der Ablehnungsgründe

Auf unserer Liste möglicher Apps steht die Idee Quote Rejection Reasons. Sie entspricht einer Idee im Ideenportal von Microsoft für einen neuen Status Abgelehnt, die rund 142 Stimmen hat. Gedacht ist an einen echten Status und einen Grund im Angebot sowie eine Übersicht. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können.

Sehen Sie sich die übrigen Ideen auf der Seite an, wenn Sie bei der Priorisierung mitwirken möchten.