Dlaczego przegraliśmy ofertę? Powody odrzucenia ofert sprzedaży

Gdy oferta sprzedaży nie zamienia się w zamówienie, chce się wiedzieć dlaczego: cena, czas dostawy czy konkurent. Standardowy Business Central nie ma statusu odrzuconej oferty ani stałego powodu odrzucenia. Artykuł pokazuje, jakie statusy mają oferty, oraz trzy sposoby rejestrowania powodu już dziś, żebyście mogli uczyć się na przegranych ofertach. Dostajesz też kilka zasad, dzięki którym liczby będą użyteczne.

Jakie statusy ma oferta sprzedaży

Oferta sprzedaży ma te same statusy co inne dokumenty sprzedaży: otwarty, zwolniony, oczekuje na zatwierdzenie i oczekuje na przedpłatę. Status mówi, jak daleko jest dokument w obiegu, a nie czy klient powiedział tak, czy nie.

W API Business Central dla ofert istnieją statusy szkic, wysłana, zaakceptowana i wygasła. Służą do integracji i nie są opcjami do wyboru na stronie oferty. Nie możesz więc oznaczyć oferty jako odrzuconej na samej ofercie.

Trzy rozwiązania w standardzie

Użyj kodu przyczyny na ofercie. Nagłówek sprzedaży ma pole kodu przyczyny, a kody tworzysz sam. Możesz utworzyć kody takie jak Cena, Czas dostawy i Konkurent. Pole niekoniecznie jest widoczne na stronie oferty, więc sprawdź, czy trzeba je dodać przez personalizację.
Użyj szans sprzedaży. Jeśli pracujecie z Opportunities, szansę można zamknąć jako wygraną lub przegraną, a kod zamknięcia i data są obowiązkowe. Kody tworzysz sam i mają typ oraz opis. Daje to prawdziwy raport przyczyn przegranych, ale wymaga, żeby oferty były przypisane do szansy.
Archiwizuj ofertę. W konfiguracji sprzedaży można ustawić archiwizację ofert na nigdy, pytaj albo zawsze przy usuwaniu oferty. Przy ustawieniu zawsze przegrana oferta jest zachowana i można ją później obejrzeć.

Czego nie dostaniesz

Kod przyczyny na ofercie i kod zamknięcia na szansie to dwa różne miejsca. Jeśli połowa handlowców używa jednego, a połowa drugiego, żaden raport nie zbierze tych liczb. Zdecydujcie się na jedno miejsce i zapiszcie to.

Gdy oferta zamienia się w zamówienie, oferta trafia do archiwum. Oznacza to, że archiwum zawiera zarówno wygrane, jak i usunięte oferty, i trzeba filtrować, jeśli chcesz zobaczyć tylko przegrane.

Pamiętaj też, że oferta może wygasnąć bez odrzucenia. Wtedy przyczyny brakuje całkowicie, więc ustalcie, co handlowiec ma zarejestrować, gdy klient po prostu nie odpowiada.

Małe zasady, które sprawiają, że liczby się przydają

Znaczenie ma też to, że sam szef korzysta z liczb. Gdy dyrektor sprzedaży pyta o przyczyny, pola są wypełniane.

Utrzymuj krótką listę przyczyn. Pięć do ośmiu przyczyn wystarczy, żeby zobaczyć wzorce.
Uczyń pole lub akcję obowiązkowymi w procesie, a nie tylko w instrukcji.
Rejestruj przyczynę, gdy oferta jest usuwana lub wygasa, a nie miesiące później.
Omawiaj przyczyny co miesiąc z działem sprzedaży.

Przykład prostego procesu

Prosty proces może wyglądać tak. Handlowiec kontaktuje się w sprawie oferty po ustalonym czasie. Jeśli klient odmawia, handlowiec wybiera kod przyczyny i usuwa albo zamyka ofertę. Archiwizacja jest ustawiona na zawsze, więc ofertę można znaleźć. Co miesiąc z archiwum pobierana jest lista i zestawiana z kodami przyczyn.

Proces nie wymaga programowania, ale wymaga dyscypliny. Najważniejsze, żeby wszyscy używali tych samych kodów i żeby nikt nie mógł usunąć oferty bez wyboru przyczyny.

Pomysł na powody odrzucenia

Na naszej liście możliwych aplikacji jest pomysł Quote Rejection Reasons. Odpowiada on pomysłowi na portalu pomysłów Microsoftu dotyczącemu nowego statusu odrzucona, który ma około 142 głosów. Chodzi o prawdziwy status i przyczynę na ofercie oraz o zestawienie. To pomysł, który rozważamy, i nie jest jeszcze dostępny.

Zobacz pozostałe pomysły na stronie, jeśli chcesz pomóc w ustaleniu priorytetów.