Hvorfor tapte vi tilbudet? Avslagsårsaker på salgstilbud

Når et salgstilbud ikke blir til en ordre, vil man gjerne vite hvorfor: pris, leveringstid eller konkurrent. Standard Business Central har ingen status for avslått tilbud og ingen fast avslagsårsak. Artikkelen viser hvilke statuser tilbud har, og tre måter å registrere årsaken på i dag, slik at dere kan lære av de tapte tilbudene. Du får også noen regler som gjør tallene brukbare.

Hvilke statuser har et salgstilbud

Et salgstilbud har de samme statusene som andre salgsdokumenter: åpen, frigitt, venter på godkjenning og venter på forskuddsbetaling. Statusen sier noe om hvor langt dokumentet er i behandlingen, ikke om kunden sa ja eller nei.

Statusene utkast, sendt, akseptert og utløpt finnes i Business Centrals API for tilbud. De brukes til integrasjon og er ikke et valg på tilbudssiden. Du kan altså ikke markere et tilbud som avslått på selve tilbudet.

Tre løsninger med standard

Bruk årsakskode på tilbudet. Salgshodet har et felt for årsakskode, og kodene opprettes selv. Du kan opprette koder som Pris, Leveringstid og Konkurrent. Feltet er ikke nødvendigvis synlig på tilbudssiden, så sjekk om det må legges til via tilpasning.
Bruk salgsmuligheter. Hvis dere arbeider med Opportunities, kan en mulighet lukkes som vunnet eller tapt, og lukkekode og dato er obligatorisk. Kodene opprettes selv og har en type og en beskrivelse. Det gir en ordentlig rapport over tapsårsaker, men krever at tilbudene hører til en mulighet.
Arkiver tilbudet. Under Sales & Receivables Setup kan arkivering av tilbud settes til aldri, spør eller alltid når tilbudet slettes. Med alltid er det tapte tilbudet lagret, slik at dere kan se det i etterkant.

Hva man ikke får

Årsakskoden på tilbudet og lukkekoden på muligheten er to ulike steder. Hvis halvparten av selgerne bruker det ene og halvparten det andre, kan ingen rapport samle tallene. Bestem ett sted, og skriv det ned.

Når et tilbud blir til en ordre, blir tilbudet arkivert. Det betyr at arkivet inneholder både vunne og slettede tilbud, og at man må filtrere hvis man bare vil se de tapte.

Husk også at et tilbud kan utløpe uten å bli avslått. Da mangler årsaken helt, så avtal hva en selger skal registrere når kunden bare ikke svarer.

Små regler som gjør tallene brukbare

Det gjør også en forskjell at lederen selv bruker tallene. Når salgssjefen spør om årsakene, blir de fylt ut.

Hold listen over årsaker kort. Fem til åtte årsaker er nok til å se mønstre.
Gjør feltet eller handlingen obligatorisk i prosessen, ikke bare i veiledningen.
Registrer årsaken når tilbudet slettes eller utløper, ikke måneder senere.
Gå gjennom årsakene hver måned sammen med salgsavdelingen.

Et eksempel på en enkel prosess

En enkel prosess kan se slik ut. Selgeren følger opp tilbudet etter avtalt tid. Sier kunden nei, velger selgeren en årsakskode og sletter eller lukker tilbudet. Arkivering er satt til alltid, slik at tilbudet kan finnes. Hver måned trekkes en liste fra arkivet og sammenholdes med årsakskodene.

Prosessen krever ingen utvikling, men den krever disiplin. Det viktigste er at alle bruker de samme kodene, og at ingen kan slette et tilbud uten å velge en årsak.

Ideen om avslagsårsaker

Vi har ideen Quote Rejection Reasons på listen vår over mulige apper. Den svarer til en idé på Microsofts ideportal om en ny status for avslått, som har omtrent 142 stemmer. Tanken er en egentlig status og en årsak på tilbudet, samt en oversikt. Det er en idé vi vurderer, og ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag.

Se de øvrige ideene på siden På vei hvis du vil være med på å prioritere.