Waarom hebben we de offerte verloren? Afwijzingsredenen op verkoopoffertes

Welke statussen heeft een verkoopofferte

Een verkoopofferte heeft dezelfde statussen als andere verkoopdocumenten: Open, Released, Pending Approval en Pending Prepayment. De status zegt iets over hoever het document in de verwerking is, niet over of de klant ja of nee heeft gezegd.

De statussen Draft, Sent, Accepted en Expired bestaan in de Business Central-API voor offertes. Ze worden gebruikt voor integratie en zijn niet als keuze beschikbaar op de offertepagina. U kunt een offerte dus niet op de offerte zelf als afgewezen markeren.

Drie oplossingen met standaardfuncties

• Gebruik een redencode op de offerte. De verkoopkop heeft een veld voor een redencode en u maakt de codes zelf aan. U kunt codes aanmaken als Prijs, Levertijd en Concurrent. Het veld is niet per se zichtbaar op de offertepagina, dus controleer of het via personalisatie moet worden toegevoegd.
• Gebruik kansen (Opportunities). Als u met Opportunities werkt, kan een kans als gewonnen of verloren worden afgesloten, en de afsluitcode en een datum zijn verplicht. U maakt de codes zelf aan en ze hebben een type en een omschrijving. Dat levert een echt rapport over verliesredenen op, maar vereist dat de offertes bij een kans horen.
• Archiveer de offerte. Bij Sales & Receivables Setup kan het archiveren van offertes worden ingesteld op Never, Question of Always wanneer de offerte wordt verwijderd. Met Always blijft de verloren offerte bewaard, zodat u hem achteraf kunt bekijken.

Wat u niet krijgt

De redencode op de offerte en de afsluitcode op de kans staan op twee verschillende plekken. Als de helft van de verkopers het ene gebruikt en de helft het andere, kan geen enkel rapport de cijfers samenvoegen. Kies één plek en leg dat vast.

Wanneer een offerte een order wordt, wordt de offerte gearchiveerd. Het archief bevat dus zowel gewonnen als verwijderde offertes en u moet filteren als u alleen de verloren offertes wilt zien.

Bedenk ook dat een offerte kan verlopen zonder te worden afgewezen. Dan ontbreekt de reden helemaal, dus spreek af wat een verkoper moet vastleggen wanneer de klant gewoon niet reageert.

Kleine regels die de cijfers bruikbaar maken

Het helpt ook als de leidinggevende zelf de cijfers gebruikt. Als de verkoopmanager naar de redenen vraagt, worden ze ingevuld.

• Houd de lijst met redenen kort. Vijf tot acht redenen zijn genoeg om patronen te zien.
• Maak het veld of de actie verplicht in het proces, niet alleen in de handleiding.
• Leg de reden vast wanneer de offerte wordt verwijderd of verloopt, niet maanden later.
• Bespreek de redenen elke maand met de verkoopafdeling.

Een voorbeeld van een eenvoudig proces

Een eenvoudig proces kan er zo uitzien. De verkoper volgt de offerte na de afgesproken tijd op. Zegt de klant nee, dan kiest de verkoper een redencode en verwijdert of sluit de offerte. Archivering staat op Always, zodat de offerte terug te vinden is. Elke maand wordt een lijst uit het archief gehaald en naast de redencodes gelegd.

Het proces vraagt geen ontwikkeling, maar wel discipline. Het belangrijkste is dat iedereen dezelfde codes gebruikt en dat niemand een offerte kan verwijderen zonder een reden te kiezen.

Het idee van afwijzingsredenen

Op onze lijst met mogelijke apps staat het idee Quote Rejection Reasons. Het komt overeen met een idee op het ideeënportaal van Microsoft voor een nieuwe status Rejected, dat ongeveer 142 stemmen heeft. De gedachte is een echte status en een reden op de offerte, plus een overzicht. Het is een idee dat we overwegen en niet iets wat u vandaag kunt downloaden of kopen.

Bekijk de andere ideeën op de pagina als u wilt meehelpen prioriteiten te stellen.