Hvorfor tabte vi tilbuddet? Afvisningsårsager på salgstilbud

Når et salgstilbud ikke bliver til en ordre, vil man gerne vide hvorfor: pris, leveringstid eller konkurrent. Standard Business Central har ingen status for afvist tilbud og ingen fast afvisningsårsag. Artiklen viser, hvilke statusser tilbud har, og tre måder at registrere årsagen på i dag, så I kan lære af de tabte tilbud. Du får også et par regler, der gør tallene brugbare.

Hvilke statusser har et salgstilbud

Et salgstilbud har samme statusser som andre salgsdokumenter: åben, frigivet, afventer godkendelse og afventer forudbetaling. Statussen siger noget om, hvor langt dokumentet er i behandlingen, ikke om kunden sagde ja eller nej.

Der findes statusserne kladde, sendt, accepteret og udløbet i Business Centrals API til tilbud. De bruges til integration og står ikke som valg på tilbudssiden. Du kan altså ikke markere et tilbud som afvist på selve tilbuddet.

Tre løsninger med standard

Brug årsagskode på tilbuddet. Salgshovedet har et felt til årsagskode, og koderne oprettes selv. Du kan oprette koder som Pris, Leveringstid og Konkurrent. Feltet er ikke nødvendigvis synligt på tilbudssiden, så tjek, om det skal tilføjes via tilpasning.
Brug salgsmuligheder. Hvis I arbejder med Muligheder, kan en mulighed lukkes som vundet eller tabt, og lukkekoden og en dato er obligatoriske. Koderne oprettes selv og har en type og en beskrivelse. Det giver en rigtig rapport over tabsårsager, men kræver, at tilbuddene hører til en mulighed.
Arkivér tilbuddet. Under opsætning af salg kan arkivering af tilbud sættes til aldrig, spørg eller altid, når tilbuddet slettes. Med altid er det tabte tilbud gemt, så I kan se det bagefter.

Hvad man ikke får

Årsagskoden på tilbuddet og lukkekoden på muligheden er to forskellige steder. Hvis halvdelen af sælgerne bruger det ene og halvdelen det andet, kan ingen rapport samle tallene. Beslut ét sted, og skriv det ned.

Når et tilbud bliver til en ordre, bliver tilbuddet arkiveret. Det betyder, at arkivet indeholder både vundne og slettede tilbud, og at man må filtrere, hvis man kun vil se de tabte.

Husk også, at et tilbud kan udløbe uden at blive afvist. Her mangler årsagen helt, så aftal, hvad en sælger skal registrere, når kunden bare ikke svarer.

Små regler, der gør tallene brugbare

Det gør også en forskel, at lederen selv bruger tallene. Når salgschefen spørger til årsagerne, bliver de udfyldt.

Hold listen over årsager kort. Fem til otte årsager er nok til at se mønstre.
Gør felt eller handling obligatorisk i processen, ikke kun i vejledningen.
Registrér årsagen, når tilbuddet slettes eller udløber, ikke måneder senere.
Gennemgå årsagerne hver måned med salgsafdelingen.

Et eksempel på en enkel proces

En enkel proces kan se sådan ud. Sælgeren følger op på tilbuddet efter aftalt tid. Siger kunden nej, vælger sælgeren en årsagskode og sletter eller lukker tilbuddet. Arkivering er sat til altid, så tilbuddet kan findes. Hver måned trækkes en liste fra arkivet og sammenholdes med årsagskoderne.

Processen kræver ingen udvikling, men den kræver disciplin. Det vigtigste er, at alle bruger de samme koder, og at ingen kan slette et tilbud uden at vælge en årsag.

Idéen om afvisningsårsager

Vi har idéen Quote Rejection Reasons på vores liste over mulige apps. Den svarer til en idé på Microsofts idéportal om en ny status for afvist, som har cirka 142 stemmer. Tanken er en egentlig status og en årsag på tilbuddet, samt en oversigt. Det er en idé, vi overvejer, og ikke noget, du kan hente eller købe i dag.

Se de øvrige idéer på siden, hvis du vil være med til at prioritere.