Återför en inköpsfaktura utan att röra mottagningen

Leverantörens faktura har bokförts fel: fel belopp, fel period eller fel leverantör. Varorna är mottagna och ska fortsätta vara mottagna. Frågan är hur man återför enbart fakturan. Här är vad Microsoft Learn säger om Correct, Cancel och kreditfakturor och vad man bör kontrollera innan man börjar. Det är en vägledning för bokföraren. Du får också en checklista för bokföraren.

Correct och Cancel på inköpsfaktura

På en bokförd inköpsfaktura kan man välja Correct eller Cancel om den inte är betald. Systemet skapar och bokför en korrigerande inköpskreditfaktura som upphäver fakturan. Vid Correct skapas samtidigt en ny inköpsfaktura med samma uppgifter för rättelse.

Microsoft skriver också att om annulleringen gäller en delfakturering uppdateras den ursprungliga inköpsorderraden. Fälten Qty. to Invoice och Quantity Invoiced nollställs till värdena före den delvisa bokföringen. Då är mottagningen fortfarande bokförd och orderraden kan faktureras igen. Det är det närmaste vi har hittat för att återföra enbart fakturan.

När Correct och Cancel inte fungerar

Learn nämner tre gränser. Funktionen fungerar inte om fakturan är betald. Den stöder inte delvisa returer eller annulleringar. Och man kan inte rätta eller annullera en inköpsfaktura som har bokförts med mottagningar från mer än en inköpsorder. Detsamma gäller fakturor som bygger på kombinerade mottagningar.

I de fallen måste man själv skapa en inköpskreditfaktura, eventuellt via en Purchase Return Order.

Kreditfaktura och artikelavgifter

Man kan skapa kreditfakturan från den bokförda fakturan med Create Corrective Credit Memo eller kopiera fakturan till en tom kreditfaktura med Copy Document. Bokför man kreditfakturan återförs också artikelavgifter som har tilldelats det bokförda dokumentet, så att artikelns värdeposter är som före tilldelningen.

Gäller det ett prisavdrag och inte en retur kan man bokföra en inköpsrabatt som en artikelavgift på kreditfakturan och koppla den till den bokförda mottagningen. Varorna blir då kvar och värdet i lagret justeras.

Spårbarhet och kostnad

För att hålla lagervärdet rätt ska returvaror värderas till den ursprungliga kostnaden. Learn kallar det exact cost reversing. Åtgärden Get Posted Document Lines to Reverse på en returorder gör det automatiskt. Åtgärden Copy Document kräver att fältet Exact Cost Reversing Mandatory är aktiverat i inköpsuppsättningen.

Checklista

Är fakturan betald? Då behöver ni en kreditfaktura och en fordran hos leverantören.
Är den bokförd med flera mottagningar eller flera order? Då är Correct och Cancel inte möjliga.
Ska varorna bli kvar? Välj då Cancel på fakturan och fakturera mottagningen igen, eller använd en artikelavgift.
Stäm av leverantörsposterna och skriv orsaken på kreditfakturan.

När ska ni kontakta leverantören

Är fakturan bokförd fel eftersom leverantören har skickat en felaktig faktura bör leverantören utfärda en kreditfaktura. Bokför då leverantörens kreditfaktura i stället för att göra en egen. Är felet ert eget, till exempel fel konto eller period, är Cancel eller Correct oftast den enklaste vägen, om villkoren är uppfyllda. Skriv alltid orsaken och kontrollera att leverantörssaldot stämmer med leverantörens kontoutdrag efteråt.

Idén på vår lista

Idén Vendor Invoice Reversal handlar om en guidad återföring av en inköpsfaktura utan att röra mottagningen. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.