Tilbakefør en innkjøpsfaktura uten å røre mottaket

Correct og Cancel på innkjøpsfaktura

På en bokført innkjøpsfaktura kan man velge Correct eller Cancel hvis den ikke er betalt. Systemet oppretter og bokfører en korrigerende innkjøpskreditnota som opphever fakturaen. Ved Correct opprettes samtidig en ny innkjøpsfaktura med samme opplysninger til retting.

Microsoft skriver også at hvis kanselleringen gjelder en delvis fakturering, oppdateres den opprinnelige innkjøpsordrelinjen. Feltene Qty. to Invoice og Quantity Invoiced nullstilles til verdiene før den delvise bokføringen. Da er mottaket fortsatt bokført, og ordrelinjen kan faktureres på nytt. Det er det nærmeste vi har funnet for tilbakeføring av bare fakturaen.

Når Correct og Cancel ikke virker

Learn nevner tre grenser. Funksjonen virker ikke hvis fakturaen er betalt. Den støtter ikke delvise returer eller kanselleringer. Og man kan ikke rette eller kansellere en innkjøpsfaktura som er bokført med mottak fra mer enn én innkjøpsordre. Det samme gjelder fakturaer som bygger på kombinerte mottak.

I de tilfellene må man selv opprette en innkjøpskreditnota, eventuelt via en innkjøpsreturordre.

Kreditnota og varegebyrer

Man kan opprette kreditnotaen fra den bokførte fakturaen med Create Corrective Credit Memo eller kopiere fakturaen inn i en tom kreditnota med Copy Document. Bokfører man kreditnotaen, tilbakeføres også varegebyrer som er tildelt det bokførte dokumentet, slik at varens verdiposter er som før tildelingen.

Hvis det er snakk om et prisavslag og ikke en retur, kan man bokføre et innkjøpsavslag som et varegebyr på kreditnotaen og knytte det til det bokførte mottaket. Varene blir da stående, og verdien på lageret justeres.

Sporbarhet og kostpris

For å holde lagerverdien riktig må returvarer verdsettes til den opprinnelige kostprisen. Learn kaller det eksakt kostprisavvikling. Handlingen Get Posted Document Lines to Reverse på en returordre gjør det automatisk. Handlingen Copy Document krever at feltet Exact Cost Reversing Mandatory er slått på i innkjøpsoppsettet (Purchases & Payables Setup).

Sjekkliste

• Er fakturaen betalt? Da må dere bruke en kreditnota og en fordring hos leverandøren.
• Er den bokført med flere mottak eller flere ordrer? Da er Correct og Cancel ikke mulige.
• Skal varene bli stående? Da velger dere Cancel på fakturaen og fakturerer mottaket på nytt, eller bruker et varegebyr.
• Avstem leverandørpostene, og skriv årsaken på kreditnotaen.

Når dere bør kontakte leverandøren

Hvis fakturaen er bokført feil fordi leverandøren har sendt en feil faktura, bør leverandøren utstede en kreditnota. Bokfør da leverandørens kreditnota i stedet for å lage en egen. Hvis feilen er deres egen, for eksempel feil konto eller periode, er Cancel eller Correct som regel den enkleste veien, hvis betingelsene er oppfylt. Skriv alltid årsaken, og sjekk etterpå at leverandørsaldoen stemmer med leverandørens kontoutskrift.

Ideen på listen vår

Ideen Vendor Invoice Reversal handler om en veiledet tilbakeføring av en innkjøpsfaktura uten å røre mottaket. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.