Tilbagefør en købsfaktura uden at røre modtagelsen

Ret og Annuller på købsfaktura

På en bogført købsfaktura kan man vælge Ret eller Annuller, hvis den ikke er betalt. Systemet opretter og bogfører en korrigerende købskreditnota, som ophæver fakturaen. Ved Ret oprettes samtidig en ny købsfaktura med samme oplysninger til rettelse.

Microsoft skriver også, at hvis annulleringen gælder en delvis fakturering, opdateres den oprindelige købsordrelinje. Felterne Antal til fakturering og Faktureret antal nulstilles til værdierne før den delvise bogføring. Så er modtagelsen stadig bogført, og ordrelinjen kan faktureres igen. Det er det nærmeste, vi har fundet på tilbageførsel af kun fakturaen.

Hvornår Ret og Annuller ikke virker

Learn nævner tre grænser. Funktionen virker ikke, hvis fakturaen er betalt. Den understøtter ikke delvise returneringer eller annulleringer. Og man kan ikke rette eller annullere en købsfaktura, der er bogført med modtagelser fra mere end én købsordre. Det samme gælder fakturaer, der bygger på kombinerede modtagelser.

I de tilfælde skal man selv oprette en købskreditnota, eventuelt via en købsreturvareordre.

Kreditnota og varegebyrer

Man kan oprette kreditnotaen fra den bogførte faktura med Opret korrigerende kreditnota eller kopiere fakturaen ind i en tom kreditnota med Kopiér fra dokument. Bogfører man kreditnotaen, tilbageføres også varegebyrer, der er tildelt det bogførte dokument, så varens værdiposter er som før tildelingen.

Er der tale om et afslag på prisen og ikke en retur, kan man bogføre et indkøbsafslag som et varegebyr på kreditnotaen og knytte det til den bogførte modtagelse. Varerne bliver så stående, og værdien på lageret justeres.

Sporbarhed og kostpris

For at holde lagerværdien rigtig skal returvarer værdisættes til den oprindelige kostpris. Learn kalder det eksakt kostprisafvikling. Handlingen Hent bogførte dokumentlinjer til tilbageførsel på en returvareordre gør det automatisk. Handlingen Kopiér fra dokument kræver, at feltet for obligatorisk eksakt kostprisafvikling er slået til i købsopsætningen.

Tjekliste

• Er fakturaen betalt? Så skal I bruge en kreditnota og et tilgodehavende hos leverandøren.
• Er den bogført med flere modtagelser eller flere ordrer? Så er Ret og Annuller ikke mulige.
• Skal varerne blive stående? Så vælg Annuller på fakturaen og fakturér modtagelsen igen, eller brug et varegebyr.
• Afstem leverandørposterne, og skriv årsagen på kreditnotaen.

Hvornår skal I kontakte leverandøren

Er fakturaen bogført forkert, fordi leverandøren har sendt en forkert faktura, bør leverandøren udstede en kreditnota. Bogfør så leverandørens kreditnota i stedet for at lave jeres egen. Er fejlen jeres egen, fx forkert konto eller periode, er Annuller eller Ret oftest den enkleste vej, hvis betingelserne er opfyldt. Skriv altid årsagen, og tjek, at leverandørsaldoen stemmer med leverandørens kontoudtog bagefter.

Idéen på vores liste

Idéen Vendor Invoice Reversal handler om en guidet tilbageførsel af en købsfaktura uden at røre modtagelsen. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.