Eine Einkaufsrechnung zurückbuchen, ohne den Wareneingang anzufassen

Die Rechnung des Lieferanten wurde falsch gebucht: falscher Betrag, falsche Periode oder falscher Lieferant. Die Ware wurde erhalten und soll als erhalten stehen bleiben. Die Frage ist, wie man nur die Rechnung zurückbucht. Hier steht, was Microsoft Learn zu Correct, Cancel und Gutschriften sagt und was Sie prüfen sollten, bevor Sie beginnen. Es ist eine Anleitung für die Buchhaltung. Sie erhalten auch eine Checkliste für die Buchhaltung.

Correct und Cancel bei Einkaufsrechnungen

Bei einer gebuchten Einkaufsrechnung können Sie Correct oder Cancel wählen, wenn sie nicht bezahlt ist. Das System erstellt und bucht eine korrigierende Einkaufsgutschrift, die die Rechnung aufhebt. Bei Correct wird gleichzeitig eine neue Einkaufsrechnung mit denselben Angaben zur Korrektur erstellt.

Microsoft schreibt außerdem, dass bei einer Stornierung einer Teilfakturierung die ursprüngliche Einkaufsbestellzeile aktualisiert wird. Die Felder Qty. to Invoice und Quantity Invoiced werden auf die Werte vor der Teilbuchung zurückgesetzt. Dann ist der Wareneingang weiterhin gebucht, und die Bestellzeile kann erneut fakturiert werden. Das ist das Nächstliegende, was wir für die Rückbuchung nur der Rechnung gefunden haben.

Wann Correct und Cancel nicht funktionieren

Learn nennt drei Grenzen. Die Funktion funktioniert nicht, wenn die Rechnung bezahlt ist. Sie unterstützt keine Teilretouren oder Teilstornierungen. Und Sie können eine Einkaufsrechnung nicht korrigieren oder stornieren, die mit Wareneingängen aus mehr als einer Einkaufsbestellung gebucht wurde. Dasselbe gilt für Rechnungen, die auf kombinierten Wareneingängen beruhen.

In diesen Fällen müssen Sie selbst eine Einkaufsgutschrift erstellen, gegebenenfalls über eine Einkaufsreklamation (Purchase Return Order).

Gutschrift und Zusatzkosten

Sie können die Gutschrift aus der gebuchten Rechnung mit Create Corrective Credit Memo erstellen oder die Rechnung mit Copy Document in eine leere Gutschrift kopieren. Wenn Sie die Gutschrift buchen, werden auch Artikelzuschläge (Item Charges), die dem gebuchten Beleg zugeordnet sind, zurückgebucht, sodass die Wertposten des Artikels wieder so sind wie vor der Zuordnung.

Handelt es sich um einen Preisnachlass und nicht um eine Retoure, können Sie einen Einkaufsrabatt als Item Charge auf der Gutschrift buchen und dem gebuchten Wareneingang zuordnen. Die Artikel bleiben dann im Lager, und der Wert im Lager wird angepasst.

Nachvollziehbarkeit und Einstandspreis

Damit der Lagerwert stimmt, müssen zurückgegebene Artikel zum ursprünglichen Einstandspreis bewertet werden. Learn nennt das Exact Cost Reversing. Die Aktion Get Posted Document Lines to Reverse in einer Reklamation macht das automatisch. Die Aktion Copy Document verlangt, dass das Feld Exact Cost Reversing Mandatory in der Purchases & Payables Setup eingeschaltet ist.

Checkliste

Ist die Rechnung bezahlt? Dann brauchen Sie eine Gutschrift und eine Forderung gegenüber dem Lieferanten.
Wurde sie mit mehreren Wareneingängen oder mehreren Bestellungen gebucht? Dann sind Correct und Cancel nicht möglich.
Soll die Ware im Lager bleiben? Dann wählen Sie Cancel bei der Rechnung und fakturieren den Wareneingang erneut, oder verwenden Sie einen Item Charge.
Stimmen Sie die Kreditorenposten ab und notieren Sie den Grund auf der Gutschrift.

Wann Sie den Lieferanten kontaktieren sollten

Wurde die Rechnung falsch gebucht, weil der Lieferant eine falsche Rechnung geschickt hat, sollte der Lieferant eine Gutschrift ausstellen. Buchen Sie dann die Gutschrift des Lieferanten, statt eine eigene zu erstellen. Liegt der Fehler bei Ihnen, zum Beispiel falsches Konto oder falsche Periode, ist Cancel oder Correct meist der einfachste Weg, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Notieren Sie immer den Grund und prüfen Sie anschließend, ob der Lieferantensaldo mit dem Kontoauszug des Lieferanten übereinstimmt.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee Vendor Invoice Reversal handelt von einer geführten Rückbuchung einer Einkaufsrechnung, ohne den Wareneingang anzufassen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.