Storno faktury zakupu bez ruszania przyjęcia

Faktura dostawcy została zaksięgowana błędnie: zła kwota, zły okres lub zły dostawca. Towary zostały przyjęte i mają pozostać przyjęte. Pytanie brzmi, jak odwrócić samą fakturę. Oto co Microsoft Learn mówi o Correct, Cancel i notach kredytowych oraz co sprawdzić, zanim zaczniesz. To instrukcja dla księgowego. Dostajesz też listę kontrolną dla księgowego.

Correct i Cancel na fakturze zakupu

Na zaksięgowanej fakturze zakupu można wybrać Correct lub Cancel, jeśli nie jest zapłacona. System tworzy i księguje korygującą notę kredytową zakupu, która znosi fakturę. Przy Correct powstaje jednocześnie nowa faktura zakupu z tymi samymi danymi do poprawienia.

Microsoft pisze też, że jeśli anulowanie dotyczy częściowego zafakturowania, pierwotna linia zamówienia zakupu jest aktualizowana. Pola Qty. to Invoice i Quantity Invoiced wracają do wartości sprzed częściowego księgowania. Wtedy przyjęcie nadal jest zaksięgowane, a linię zamówienia można zafakturować ponownie. To najbliższe odwrócenia samej faktury, co znaleźliśmy.

Kiedy Correct i Cancel nie działają

Learn wymienia trzy granice. Funkcja nie działa, jeśli faktura jest zapłacona. Nie obsługuje częściowych zwrotów ani anulowań. I nie można poprawić ani anulować faktury zakupu zaksięgowanej z przyjęciami z więcej niż jednego zamówienia zakupu. To samo dotyczy faktur opartych na połączonych przyjęciach.

W takich przypadkach trzeba samemu utworzyć notę kredytową zakupu, ewentualnie przez zamówienie zwrotu zakupu.

Nota kredytowa i opłaty dodatkowe od towaru

Notę kredytową można utworzyć z zaksięgowanej faktury akcją Create Corrective Credit Memo albo skopiować fakturę do pustej noty akcją Copy Document. Gdy księgujesz notę, odwracane są też opłaty dodatkowe od towaru (item charges) przypisane do zaksięgowanego dokumentu, więc pozycje wartości towaru są takie jak przed przypisaniem.

Jeśli chodzi o upust cenowy, a nie zwrot, można zaksięgować upust zakupowy jako opłatę dodatkową od towaru na nocie kredytowej i powiązać go z zaksięgowanym przyjęciem. Towary zostają, a wartość na magazynie jest korygowana.

Identyfikowalność i koszt

Aby wartość zapasów była poprawna, zwracane towary trzeba wycenić po pierwotnym koszcie. Learn nazywa to exact cost reversing. Akcja Get Posted Document Lines to Reverse na zamówieniu zwrotu robi to automatycznie. Akcja Copy Document wymaga włączenia pola Exact Cost Reversing Mandatory w konfiguracji zakupów (Purchases & Payables Setup).

Lista kontrolna

Czy faktura jest zapłacona? Wtedy potrzebna jest nota kredytowa i należność u dostawcy.
Czy została zaksięgowana z kilkoma przyjęciami lub kilkoma zamówieniami? Wtedy Correct i Cancel nie są możliwe.
Czy towary mają zostać? Wtedy wybierz Cancel na fakturze i zafakturuj przyjęcie ponownie albo użyj opłaty dodatkowej od towaru.
Uzgodnij pozycje dostawcy i wpisz powód na nocie kredytowej.

Kiedy skontaktować się z dostawcą

Jeśli faktura została zaksięgowana błędnie, bo dostawca wysłał błędną fakturę, dostawca powinien wystawić notę kredytową. Zaksięguj wtedy notę kredytową dostawcy zamiast tworzyć własną. Jeśli błąd jest Wasz, np. zły rachunek lub okres, Cancel lub Correct jest zwykle najprostszą drogą, o ile warunki są spełnione. Zawsze wpisz powód i sprawdź potem, czy saldo dostawcy zgadza się z wyciągiem konta dostawcy.

Pomysł z naszej listy

Pomysł Vendor Invoice Reversal dotyczy prowadzonego odwrócenia faktury zakupu bez ruszania przyjęcia. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.