Een inkoopfactuur terugdraaien zonder de ontvangst aan te raken

Correct en Cancel op een inkoopfactuur

Op een geboekte inkoopfactuur kunt u Correct of Cancel kiezen als hij niet is betaald. Het systeem maakt en boekt een corrigerende inkoopcreditnota die de factuur opheft. Bij Correct wordt tegelijk een nieuwe inkoopfactuur met dezelfde gegevens aangemaakt om te corrigeren.

Microsoft schrijft ook dat als de annulering een gedeeltelijke facturering betreft, de oorspronkelijke inkooporderregel wordt bijgewerkt. De velden Qty. to Invoice en Quantity Invoiced worden teruggezet op de waarden van vóór de gedeeltelijke boeking. Dan is de ontvangst nog steeds geboekt en kan de orderregel opnieuw worden gefactureerd. Dat is het dichtst bij het terugdraaien van alleen de factuur dat wij hebben gevonden.

Wanneer Correct en Cancel niet werken

Learn noemt drie grenzen. De functie werkt niet als de factuur is betaald. Hij ondersteunt geen gedeeltelijke retouren of annuleringen. En u kunt een inkoopfactuur niet corrigeren of annuleren die is geboekt met ontvangsten van meer dan één inkooporder. Hetzelfde geldt voor facturen die op gecombineerde ontvangsten zijn gebaseerd.

In die gevallen moet u zelf een inkoopcreditnota aanmaken, eventueel via een inkoopretourorder.

Creditnota en artikelkosten

U kunt de creditnota aanmaken vanuit de geboekte factuur met Create Corrective Credit Memo of de factuur in een lege creditnota kopiëren met Copy Document. Boekt u de creditnota, dan worden ook artikelkosten teruggedraaid die aan het geboekte document zijn toegewezen, zodat de waardeposten van het artikel zijn zoals vóór de toewijzing.

Gaat het om een prijskorting en niet om een retour, dan kunt u een inkoopkorting boeken als artikelkosten op de creditnota en die koppelen aan de geboekte ontvangst. De artikelen blijven dan staan en de waarde in het magazijn wordt aangepast.

Traceerbaarheid en kostprijs

Om de voorraadwaarde juist te houden moeten retourartikelen worden gewaardeerd tegen de oorspronkelijke kostprijs. Learn noemt dat exacte kostprijsafwikkeling. De actie Get Posted Document Lines to Reverse op een retourorder doet dat automatisch. De actie Copy Document vereist dat het veld Exact Cost Reversing Mandatory is ingeschakeld in de Purchases & Payables Setup.

Checklist

• Is de factuur betaald? Dan hebt u een creditnota en een vordering op de leverancier nodig.
• Is hij geboekt met meerdere ontvangsten of meerdere orders? Dan zijn Correct en Cancel niet mogelijk.
• Moeten de artikelen blijven staan? Kies dan Cancel op de factuur en factureer de ontvangst opnieuw, of gebruik artikelkosten.
• Stem de leveranciersposten af en schrijf de reden op de creditnota.

Wanneer u contact met de leverancier opneemt

Is de factuur verkeerd geboekt omdat de leverancier een onjuiste factuur heeft gestuurd, dan hoort de leverancier een creditnota uit te geven. Boek dan de creditnota van de leverancier in plaats van een eigen te maken. Is de fout uw eigen fout, bijvoorbeeld een verkeerde rekening of periode, dan is Cancel of Correct meestal de eenvoudigste weg als aan de voorwaarden is voldaan. Schrijf altijd de reden op en controleer daarna of het leverancierssaldo overeenkomt met het rekeningoverzicht van de leverancier.

Het idee op onze lijst

Het idee Vendor Invoice Reversal gaat over een begeleid terugdraaien van een inkoopfactuur zonder de ontvangst aan te raken. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.