Ändringsloggen: vem ändrade vad?

När ett bankkontonummer eller ett betalningsvillkor plötsligt är ändrat vill du veta vem, när och från vad till vad. Ändringsloggen i Business Central kan svara, men den måste ställas in med eftertanke, eftersom den kan påverka prestandan och ta plats i databasen. Artikeln visar hur du ställer in den, vad du bör logga och hur du håller loggen under kontroll. Det finns också en kort checklista.

Ändringsloggen och inställning

Ändringsloggen registrerar direkta ändringar som användare gör i data i de tabeller och fält du har valt. Du kan se infogningar, ändringar och borttagningar på sidan Change Log Entries, sorterade efter tid, med användare, gammalt värde och nytt värde.

Ändringar visas först när användarens session har startats om, till exempel genom att byta bolag eller logga in igen. Det är bra att veta när du testar.

Öppna sidan Change Log Setup och slå på loggen. Välj sedan åtgärden Tables och ange vilka tabeller du vill spåra och vilka slags ändringar som ska loggas. För varje tabell väljer du om alla fält eller bara några fält ska följas.

Du kan också analysera loggen med dataanalys direkt på sidan, till exempel som en vy över vem som har ändrat vad och när.

Logga lite, men rätt

Microsoft Learn varnar för att spårning kan påverka prestandan och öka databasens storlek, vilket kan kosta pengar. Därför rekommenderar Microsoft att använda omsorg vid val av tabeller och åtgärder, att inte lägga till huvudboksposter och bokförda dokument och att välja utvalda fält i stället för alla fält.

Bokförda poster kan ändå inte ändras på samma sätt, så det finns mindre att vinna på att logga dem.

Kund- och leverantörskort: bankuppgifter, betalningsvillkor, spärr.
Inställningstabeller: moms, bokföringsgrupper och nummerserier.
Artikelkort: kostnadsmetod och enhetspriser, om det är ett problem.
Användarinställning och behörigheter, om ni behöver ett revisionsspår.

Bevaka känsliga fält

För enstaka fält, till exempel företagets IBAN, kan du i stället använda fältbevakning. Du får ett mejl när någon ändrar värdet. Uppsättningen går via en guide, och avsändarkontot måste vara av typen Microsoft 365 eller SMTP, inte den aktuella användaren.

Om ett fält bevakas kan tabellen inte samtidigt ställas in i ändringsloggen.

Lagring och begränsningar

Loggen växer. Skapa en lagringspolicy som tar bort poster äldre än en period du väljer. Fråga revisorn hur länge ni måste kunna dokumentera ändringar och kontrollera kraven hos er lokala myndighet innan du väljer period.

Använd samma policy för granskningsloggen. Tänk på att städning också frigör plats i er datakapacitet.

Ändringsloggen loggar inte fält med egenskapen autoIncrement. Den är också avstängd under uppgradering av Business Central för att göra uppgraderingen snabbare. Ändringar som görs av kod i tillägg kan bete sig annorlunda än användarändringar, så testa med en konkret situation.

Analys och telemetri

På sidan Change Log Entries kan du slå på analysläge och dra in fält som användare, tidpunkt, tabell, fält, gammalt värde och nytt värde i vyn. Du kan göra fasta flikar för frågor som vem har ändrat vad och vilka ändringar har skett i en viss tabell.

Spara vyerna så att revisorn eller ekonomichefen kan öppna dem utan hjälp.

Ändringar av själva inställningen av ändringsloggen kan skickas till Application Insights som telemetri, om ni har ställt in det. Då kan ni se om någon slår av loggningen eller tar bort en tabell och få ett larm. Det är en användbar kontroll om revisionsspår har betydelse för er redovisning.

Hjälp

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha hjälp att utforma ett revisionsspår kan ni skriva till oss.