Endringslogg: hvem endret hva?

Når et bankkontonummer eller en betalingsbetingelse plutselig er endret, vil du vite hvem, når og fra hva til hva. Endringsloggen i Business Central kan svare, men den må settes opp med omtanke, fordi den kan påvirke ytelsen og ta plass i databasen. Artikkelen viser hvordan du setter den opp, hva du bør logge, og hvordan du holder loggen i sjakk. Det er også en kort sjekkliste.

Endringsloggen og oppsett

Endringsloggen registrerer direkte endringer brukere gjør i data i tabellene og feltene du har valgt. Du kan se innsettinger, endringer og slettinger på siden Change Log Entries, sortert etter tid, med bruker, gammel verdi og ny verdi.

Endringer vises først når brukerens sesjon er startet på nytt, for eksempel ved å bytte selskap eller logge inn igjen. Det er verdt å vite når du tester.

Åpne siden Change Log Setup, og slå på loggen. Velg deretter handlingen Tables, og angi hvilke tabeller du vil spore, og hvilke typer endringer som skal logges. For hver tabell velger du om alle felter eller bare noen felter skal følges.

Du kan også analysere loggen med dataanalyse direkte på siden, for eksempel som en visning av hvem som har endret hva og når.

Logg lite, men det riktige

Microsoft Learn advarer om at sporing kan påvirke ytelsen og øke databasens størrelse, noe som kan koste penger. Derfor anbefaler Microsoft å ha omtanke ved valg av tabeller og handlinger, ikke legge til finansposter og bokførte bilag, og velge utvalgte felter i stedet for alle felter.

Bokførte poster kan uansett ikke endres på samme måte, så det er mindre å vinne på å logge dem.

Kunde- og leverandørkort: bankopplysninger, betalingsbetingelser, sperring.
Oppsettstabeller: mva, bokføringsgrupper og nummerserier.
Varekort: kostmetode og enhetspriser, hvis det er et problem.
Brukeroppsett og tillatelser, hvis dere trenger revisjonsspor.

Overvåk sensitive felter

For enkelte felter, for eksempel selskapets IBAN, kan du i stedet bruke feltovervåking. Du får en e-post når noen endrer verdien. Oppsettet kjøres via en veiviser, og avsenderkontoen må være av typen Microsoft 365 eller SMTP, ikke den aktuelle brukeren.

Hvis et felt overvåkes, kan ikke tabellen samtidig settes opp i endringsloggen.

Oppbevaring og begrensninger

Loggen vokser. Opprett en oppbevaringspolicy som sletter poster eldre enn en periode du velger. Spør revisor hvor lenge dere må kunne dokumentere endringer, og sjekk kravene hos relevante myndigheter før du velger periode.

Bruk samme policy for overvåkingsloggen. Husk at opprydding også frigjør plass i datakapasiteten deres.

Endringsloggen logger ikke felter med egenskapen autoIncrement. Den er også slått av under oppgradering av Business Central for å gjøre oppgraderingen raskere. Endringer gjort av kode i utvidelser kan oppføre seg annerledes enn brukerendringer, så test med en konkret situasjon.

Analyse og telemetri

På siden Change Log Entries kan du slå på analysemodus og dra felter som bruker, tidspunkt, tabell, felt, gammel verdi og ny verdi inn i visningen. Du kan lage faste faner for spørsmål som hvem har endret hva, og hvilke endringer har skjedd i en bestemt tabell.

Lagre visningene, slik at revisor eller økonomisjefen kan åpne dem uten hjelp.

Endringer i selve oppsettet av endringsloggen kan sendes til Application Insights som telemetri, hvis dere har satt det opp. Da kan dere se hvis noen slår av loggingen eller fjerner en tabell, og få en alarm. Det er en nyttig kontroll hvis revisjonsspor har betydning for regnskapet deres.

Hjelp

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha hjelp til å utforme et revisjonsspor.