Dziennik zmian: kto co zmienił?

Gdy numer konta bankowego lub warunki płatności nagle się zmieniły, chcesz wiedzieć, kto, kiedy i z czego na co. Dziennik zmian (change log) w Business Central potrafi odpowiedzieć, ale trzeba go skonfigurować z namysłem, bo może wpływać na wydajność i zajmować miejsce w bazie. Artykuł pokazuje, jak go skonfigurować, co warto rejestrować i jak utrzymać go w ryzach. Jest też krótka lista kontrolna.

Dziennik zmian i konfiguracja

Dziennik zmian rejestruje bezpośrednie zmiany, które użytkownicy robią w danych w wybranych tabelach i polach. Wstawienia, modyfikacje i usunięcia widać na stronie Change Log Entries, posortowane według czasu, z użytkownikiem, starą wartością i nową wartością.

Zmiany pojawiają się dopiero po ponownym uruchomieniu sesji użytkownika, na przykład po zmianie firmy lub ponownym zalogowaniu. Warto o tym wiedzieć podczas testów.

Otwórz stronę Change Log Setup i włącz dziennik. Następnie wybierz akcję Tables i wskaż, które tabele chcesz śledzić i jakie rodzaje zmian rejestrować. Dla każdej tabeli wybierasz, czy śledzone mają być wszystkie pola, czy tylko niektóre.

Dziennik możesz też analizować za pomocą analizy danych bezpośrednio na stronie, na przykład jako widok pokazujący, kto co zmienił i kiedy.

Rejestruj mało, ale to, co trzeba

Microsoft Learn ostrzega, że śledzenie może wpływać na wydajność i zwiększać rozmiar bazy, co może kosztować. Dlatego Microsoft zaleca rozwagę przy wyborze tabel i akcji, niedodawanie pozycji księgi głównej i zaksięgowanych dokumentów oraz wybieranie wybranych pól zamiast wszystkich.

Zaksięgowanych pozycji i tak nie da się zmieniać w ten sam sposób, więc rejestrowanie ich daje mniej korzyści.

Karty klientów i dostawców: dane bankowe, warunki płatności, blokada.
Tabele konfiguracji: VAT, grupy księgowania i serie numeracji.
Karta towaru: metoda kosztowa i ceny jednostkowe, jeśli to problem.
Konfiguracja użytkowników i uprawnienia, jeśli potrzebujecie ścieżki audytu.

Monitoruj pola wrażliwe

Dla pojedynczych pól, na przykład IBAN firmy, możesz zamiast tego użyć monitorowania pól. Dostajesz e-mail, gdy ktoś zmieni wartość. Konfiguracja przebiega przez kreator, a konto nadawcy musi być typu Microsoft 365 lub SMTP, a nie bieżący użytkownik.

Jeśli pole jest monitorowane, tabela nie może jednocześnie być skonfigurowana w dzienniku zmian.

Przechowywanie i ograniczenia

Dziennik rośnie. Utwórz politykę przechowywania, która usuwa wpisy starsze niż wybrany okres. Zapytaj audytora, jak długo musicie móc dokumentować zmiany, i sprawdź wymogi we właściwym organie w swoim kraju, zanim wybierzesz okres.

Użyj tej samej polityki dla dziennika monitorowania. Pamiętaj, że porządki zwalniają też miejsce w Waszym limicie danych.

Dziennik zmian nie rejestruje pól z właściwością autoIncrement. Jest też wyłączony podczas aktualizacji Business Central, aby przyspieszyć aktualizację. Zmiany wykonane przez kod w rozszerzeniach mogą zachowywać się inaczej niż zmiany użytkowników, więc przetestuj na konkretnej sytuacji.

Analiza i telemetria

Na stronie Change Log Entries możesz włączyć tryb analizy i przeciągnąć do widoku pola takie jak użytkownik, czas, tabela, pole, stara wartość i nowa wartość. Możesz stworzyć stałe karty dla pytań w rodzaju kto co zmienił i jakie zmiany zaszły w określonej tabeli.

Zapisz widoki, aby audytor lub dyrektor finansowy mógł je otworzyć bez pomocy.

Zmiany samej konfiguracji dziennika zmian mogą być wysyłane do Application Insights jako telemetria, jeśli to skonfigurowaliście. Wtedy zobaczycie, jeśli ktoś wyłączy rejestrowanie lub usunie tabelę, i możecie dostać alarm. To przydatna kontrola, jeśli ścieżka audytu ma znaczenie dla Waszej księgowości.

Pomoc

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o zaprojektowaniu ścieżki audytu, napisz do nas.