Änderungsprotokoll: Wer hat was geändert?

Wenn eine Bankkontonummer oder eine Zahlungsbedingung plötzlich geändert ist, möchten Sie wissen, wer, wann und von was zu was. Das Änderungsprotokoll in Business Central kann das beantworten, muss aber mit Bedacht eingerichtet werden, weil es die Leistung beeinträchtigen und die Datenbank füllen kann. Der Artikel zeigt, wie Sie es einrichten, was Sie protokollieren sollten und wie Sie das Protokoll im Zaum halten. Es gibt auch eine kurze Checkliste.

Das Änderungsprotokoll und die Einrichtung

Das Änderungsprotokoll erfasst direkte Änderungen, die Benutzer in den Daten der von Ihnen gewählten Tabellen und Felder vornehmen. Einfügungen, Änderungen und Löschungen sehen Sie auf der Seite Change Log Entries, nach Zeit sortiert, mit Benutzer, altem Wert und neuem Wert.

Änderungen erscheinen erst, nachdem die Sitzung des Benutzers neu gestartet wurde, zum Beispiel durch einen Mandantenwechsel oder eine erneute Anmeldung. Das ist beim Testen gut zu wissen.

Öffnen Sie die Seite Change Log Setup und schalten Sie das Protokoll ein. Wählen Sie dann die Aktion Tables und legen Sie fest, welche Tabellen Sie verfolgen möchten und welche Arten von Änderungen protokolliert werden sollen. Für jede Tabelle wählen Sie, ob alle Felder oder nur einige Felder verfolgt werden.

Sie können das Protokoll auch mit der Datenanalyse direkt auf der Seite auswerten, zum Beispiel als Ansicht darüber, wer was wann geändert hat.

Wenig protokollieren, aber das Richtige

Microsoft Learn warnt, dass die Verfolgung die Leistung beeinträchtigen und die Datenbankgröße erhöhen kann, was Geld kosten kann. Deshalb empfiehlt Microsoft, bei der Wahl von Tabellen und Aktionen mit Bedacht vorzugehen, keine Sachposten und gebuchten Belege hinzuzufügen und ausgewählte Felder statt aller Felder zu wählen.

Gebuchte Posten können ohnehin nicht auf dieselbe Weise geändert werden, sodass es weniger bringt, sie zu protokollieren.

Debitoren- und Kreditorenkarte: Bankdaten, Zahlungsbedingungen, Sperre.
Einrichtungstabellen: Umsatzsteuer, Buchungsgruppen und Nummernserien.
Artikelkarte: Kostenmethode und Einheitspreise, wenn das ein Problem ist.
Benutzereinrichtung und Berechtigungen, wenn Sie einen Prüfpfad brauchen.

Sensible Felder überwachen

Für einzelne Felder, zum Beispiel die IBAN des Unternehmens, können Sie stattdessen die Feldüberwachung nutzen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn jemand den Wert ändert. Die Einrichtung läuft über einen Assistenten, und das Absenderkonto muss vom Typ Microsoft 365 oder SMTP sein, nicht der aktuelle Benutzer.

Wenn ein Feld überwacht wird, kann die Tabelle nicht gleichzeitig im Änderungsprotokoll eingerichtet werden.

Aufbewahrung und Einschränkungen

Das Protokoll wächst. Legen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie an, die Einträge löscht, die älter sind als ein von Ihnen gewählter Zeitraum. Fragen Sie den Abschlussprüfer, wie lange Sie Änderungen belegen können müssen, und prüfen Sie die Anforderungen Ihrer örtlichen Behörde, bevor Sie den Zeitraum wählen.

Verwenden Sie dieselbe Richtlinie für das Überwachungsprotokoll. Denken Sie daran, dass das Aufräumen auch Platz in Ihrer Datenkapazität freigibt.

Das Änderungsprotokoll protokolliert keine Felder mit der Eigenschaft autoIncrement. Es ist außerdem während des Upgrades von Business Central abgeschaltet, damit das Upgrade schneller geht. Änderungen durch Code in Erweiterungen können sich anders verhalten als Benutzeränderungen, also testen Sie mit einer konkreten Situation.

Analyse und Telemetrie

Auf der Seite Change Log Entries können Sie den Analysemodus einschalten und Felder wie Benutzer, Zeitpunkt, Tabelle, Feld, alter Wert und neuer Wert in die Ansicht ziehen. Sie können feste Registerkarten für Fragen anlegen wie „Wer hat was geändert“ und „Welche Änderungen sind in einer bestimmten Tabelle erfolgt“.

Speichern Sie die Ansichten, damit der Abschlussprüfer oder der Finanzleiter sie ohne Hilfe öffnen kann.

Änderungen an der Einrichtung des Änderungsprotokolls selbst können als Telemetrie an Application Insights gesendet werden, wenn Sie es eingerichtet haben. Dann sehen Sie, wenn jemand die Protokollierung abschaltet oder eine Tabelle entfernt, und können einen Alarm erhalten. Das ist eine nützliche Kontrolle, wenn ein Prüfpfad für Ihre Buchführung Bedeutung hat.

Hilfe

Wenn Sie Hilfe beim Gestalten eines Prüfpfads möchten, schreiben Sie uns.