Ændringslog: hvem ændrede hvad?

Når et bankkontonummer eller en betalingsbetingelse pludselig er ændret, vil du vide hvem, hvornår og fra hvad til hvad. Ændringsloggen i Business Central kan svare, men den skal sættes op med omtanke, fordi den kan påvirke ydelsen og fylde i databasen. Artiklen viser, hvordan du sætter den op, hvad du bør logge, og hvordan du holder loggen i ave. Der er også en kort tjekliste.

Ændringsloggen og opsætning

Ændringsloggen registrerer direkte ændringer, brugere laver i data i de tabeller og felter, du har valgt. Du kan se indsættelser, ændringer og sletninger på siden Ændringslogposter, sorteret efter tid, med bruger, gammel værdi og ny værdi.

Ændringer vises først, når brugerens session er genstartet, for eksempel ved at skifte firma eller logge ind igen. Det er værd at vide, når du tester.

Åbn siden Ændringslogopsætning, og slå loggen til. Vælg derefter handlingen Tabeller, og angiv, hvilke tabeller du vil spore, og hvilke slags ændringer der skal logges. For hver tabel vælger du, om alle felter eller kun nogle felter skal følges.

Du kan også analysere loggen med dataanalyse direkte på siden, for eksempel som en visning af, hvem der har ændret hvad og hvornår.

Log lidt, men det rigtige

Microsoft Learn advarer om, at sporing kan påvirke ydelsen og øge databasens størrelse, hvilket kan koste penge. Derfor anbefaler Microsoft at bruge omtanke ved valg af tabeller og handlinger, ikke at tilføje finansposter og bogførte bilag og at vælge udvalgte felter i stedet for alle felter.

Bogførte poster kan alligevel ikke ændres på samme måde, så der er mindre at vinde ved at logge dem.

Kunde- og leverandørkort: bankoplysninger, betalingsbetingelser, spærring.
Opsætningstabeller: moms, bogføringsgrupper og nummerserier.
Varekort: kostmetode og enhedspriser, hvis det er et problem.
Brugeropsætning og rettigheder, hvis I har behov for revisionsspor.

Overvåg følsomme felter

For enkelte felter, for eksempel firmaets IBAN, kan du i stedet bruge overvågning af felter. Du får en mail, når nogen ændrer værdien. Opsætningen kører via en guide, og afsenderkontoen skal være af typen Microsoft 365 eller SMTP, ikke den aktuelle bruger.

Hvis et felt overvåges, kan tabellen ikke samtidig sættes op i ændringsloggen.

Opbevaring og begrænsninger

Loggen vokser. Opret en opbevaringspolitik, som sletter poster ældre end en periode, du vælger. Spørg revisor, hvor længe I skal kunne dokumentere ændringer, og tjek kravene hos Erhvervsstyrelsen, inden du vælger periode.

Brug samme politik for overvågningsloggen. Husk at oprydning også frigør plads i jeres datakapacitet.

Ændringsloggen logger ikke felter med egenskaben autoIncrement. Den er også slået fra under opgradering af Business Central for at gøre opgraderingen hurtigere. Ændringer lavet af kode i udvidelser kan opføre sig anderledes end brugerændringer, så test med en konkret situation.

Analyse og telemetri

På siden Ændringslogposter kan du slå analysetilstand til og trække felter som bruger, tidspunkt, tabel, felt, gammel værdi og ny værdi ind i visningen. Du kan lave faste faner til spørgsmål som hvem har ændret hvad, og hvilke ændringer er sket i en bestemt tabel.

Gem visningerne, så revisor eller økonomichefen kan åbne dem uden hjælp.

Ændringer af selve opsætningen af ændringsloggen kan sendes til Application Insights som telemetri, hvis I har sat det op. Så kan I se, hvis nogen slår logningen fra eller fjerner en tabel, og få en alarm. Det er en nyttig kontrol, hvis revisionsspor har betydning for jeres regnskab.

Hjælp

Addverk er et nyt Business Central-hus. Se vores ydelser og priser, hvis I vil have hjælp til at designe et revisionsspor.