Wijzigingslogboek: wie wijzigde wat?

Het wijzigingslogboek en de inrichting

Het wijzigingslogboek registreert directe wijzigingen die gebruikers aanbrengen in gegevens in de tabellen en velden die u hebt gekozen. U kunt invoegingen, wijzigingen en verwijderingen zien op de pagina Change Log Entries, gesorteerd op tijd, met gebruiker, oude waarde en nieuwe waarde.

Wijzigingen worden pas getoond nadat de sessie van de gebruiker opnieuw is gestart, bijvoorbeeld door van bedrijf te wisselen of opnieuw in te loggen. Dat is goed om te weten wanneer u test.

Open de pagina Change Log Setup en schakel het logboek in. Kies daarna de actie Tables en geef op welke tabellen u wilt volgen en welke soorten wijzigingen moeten worden gelogd. Voor elke tabel kiest u of alle velden of slechts enkele velden worden gevolgd.

U kunt het logboek ook analyseren met data-analyse direct op de pagina, bijvoorbeeld als overzicht van wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Log weinig, maar het juiste

Microsoft Learn waarschuwt dat het volgen de prestaties kan beïnvloeden en de omvang van de database kan vergroten, wat geld kan kosten. Daarom raadt Microsoft aan met overleg tabellen en handelingen te kiezen, geen grootboekposten en geboekte documenten toe te voegen en geselecteerde velden te kiezen in plaats van alle velden.

Geboekte posten kunnen toch niet op dezelfde manier worden gewijzigd, dus er is minder te winnen met het loggen ervan.

• Klant- en leverancierskaarten: bankgegevens, betalingsvoorwaarden, blokkering.
• Instellingstabellen: btw, boekingsgroepen en nummerreeksen.
• Artikelkaarten: kostenmethode en eenheidsprijzen, als dat een probleem is.
• Gebruikersinstellingen en machtigingen, als u een controlespoor nodig hebt.

Bewaak gevoelige velden

Voor afzonderlijke velden, bijvoorbeeld het IBAN van het bedrijf, kunt u in plaats daarvan veldbewaking gebruiken. U krijgt een mail wanneer iemand de waarde wijzigt. De inrichting loopt via een wizard en het afzenderaccount moet van het type Microsoft 365 of SMTP zijn, niet de huidige gebruiker.

Als een veld wordt bewaakt, kan de tabel niet tegelijk in het wijzigingslogboek worden ingesteld.

Bewaring en beperkingen

Het logboek groeit. Maak een bewaarbeleid dat records verwijdert die ouder zijn dan een periode die u kiest. Vraag de accountant hoe lang u wijzigingen moet kunnen aantonen en controleer de eisen bij de bevoegde instantie in uw land voordat u de periode kiest.

Gebruik hetzelfde beleid voor het bewakingslogboek. Denk eraan dat opschonen ook ruimte vrijmaakt in uw gegevenscapaciteit.

Het wijzigingslogboek logt geen velden met de eigenschap autoIncrement. Het is ook uitgeschakeld tijdens de upgrade van Business Central om de upgrade sneller te maken. Wijzigingen door code in extensions kunnen zich anders gedragen dan wijzigingen door gebruikers, dus test met een concrete situatie.

Analyse en telemetrie

Op de pagina Change Log Entries kunt u de analysemodus inschakelen en velden zoals gebruiker, tijdstip, tabel, veld, oude waarde en nieuwe waarde in de weergave slepen. U kunt vaste tabbladen maken voor vragen als wie heeft wat gewijzigd en welke wijzigingen zijn er in een bepaalde tabel gebeurd.

Bewaar de weergaven, zodat de accountant of de financieel directeur ze zonder hulp kan openen.

Wijzigingen in de inrichting van het wijzigingslogboek zelf kunnen als telemetrie naar Application Insights worden gestuurd, als u dat hebt ingesteld. Dan kunt u zien als iemand het loggen uitschakelt of een tabel verwijdert, en een alarm krijgen. Dat is een nuttige controle als een controlespoor belang heeft voor uw administratie.

Hulp

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u met ons van gedachten wisselen over het ontwerp van een controlespoor, schrijf ons dan.