Ändra förväntat mottagandedatum på många inköpsrader på en gång

Fartyget är försenat och förväntat mottagandedatum måste ändras på många inköpsrader. Det tar mycket tid om man gör det rad för rad. Artikeln går igenom hur datumfälten hänger ihop i standard Business Central, vad man kan göra i dag för att ändra många rader åt gången och vilka fallgropar man bör undvika så att datumen inte blir fel i inköpsplaneringen. Du får också en kort checklista för att undvika misstag.

Datumen på en inköpsorder

En inköpsorder har datum både i huvudet och på raderna: orderdatum, önskat mottagandedatum, det datum leverantören har lovat och förväntat mottagandedatum. Förväntat mottagandedatum är det datum ni själva räknar med att varan kan användas. Det påverkar när varan ser ut att vara tillgänglig och därmed vad försäljning och planering tror.

Microsoft Learn har ingen samlad sida som beskriver exakt vad som händer med raderna när man ändrar ett datum i orderhuvudet. Partnerbeskrivningar från danska och utländska konsultbolag säger att systemet frågar om raderna också ska uppdateras när man ändrar datumet i huvudet. Prova det på en testorder i en sandlådemiljö innan ni litar på det, eftersom det beror på vilket datumfält som ändras och vilken status raderna har.

Tre sätt att ändra många rader i dag

Ändra datumet i orderhuvudet och svara ja om Business Central frågar om raderna ska uppdateras. Det fungerar per order, så med 40 ordrar blir det 40 gånger arbete.
Använd Edit in Excel på orderraderna. Filtrera på leverantör och leveransperiod, ändra datumkolumnen i Excel och publicera tillbaka. Learn skriver att åtgärden finns på de flesta listor men inte alla, så kontrollera att den finns på den sida ni använder.
Använd ett konfigurationspaket eller en import om det är ett engångsjobb på flera hundra rader. Det kräver mer förberedelse och bör testas i sandlådan först.

Så använder du Edit in Excel säkert

Edit in Excel följer samma regler som Business Central självt. Om en rad inte får ändras i systemet kan den inte heller ändras från Excel. Ändringen sker först när du väljer att publicera, och kolumnerna kan bara ändras om fältet är redigerbart på sidan.

Learn nämner också att exporten begränsas till 100 kolumner när OneDrive är konfigurerat för systemfunktioner. Ta bort kolumner du inte behöver om arbetsboken blir för stor.

Checklista innan du publicerar

Är filtret satt på rätt ordrar, så att du inte flyttar datum på ordrar som hör till en annan leverans?
Är några rader redan delvis mottagna? Då är det bara resten av raden som ska flyttas.
Finns det försäljningsordrar eller reservationer som bygger på det gamla datumet och som kunderna ska få besked om?
Har du sparat en kopia av arbetsboken så att du kan se vilka datumen var före ändringen?

Varför datumet spelar roll

Ett felaktigt förväntat mottagandedatum leder till felaktiga beslut. Säljaren lovar ett leveransdatum utifrån ett datum som inte håller, och planeraren beställer en vara som redan är på väg. Var därför säker på vem som äger datumet. Om det är inköparen som pratar med leverantören bör ändringen också göras där, och lagret ska få besked.

När det är samma försening varje gång

Om en hel container eller leverans påverkar många ordrar vill man helst ändra ett datum på ett ställe. Standard kan inte koppla ihop rader från flera ordrar till en gemensam leverans och flytta dem samlat. Det är därför vi har idén PO Date Sync och en containerlösning på vår lista över möjliga appar. Det är idéer vi överväger. De går inte att ladda ner eller köpa än.

Vill du se vad vi överväger och rösta på det du saknar kan du använda listan över appidéer, som heter På gång.