Endre forventet mottaksdato på mange innkjøpslinjer samtidig

Skipet er forsinket, og forventet mottaksdato må endres på mange innkjøpslinjer. Det tar lang tid hvis man gjør det linje for linje. Artikkelen går gjennom hvordan datofeltene henger sammen i standard Business Central, hva du kan gjøre i dag for å endre mange linjer om gangen, og hvilke feller du bør unngå, slik at datoene ikke blir feil i innkjøpsplanleggingen. Du får også en kort sjekkliste for å unngå feil.

Datoene på en innkjøpsordre

En innkjøpsordre har datoer både på hodet og på linjene: ordredato, ønsket mottaksdato, datoen leverandøren har lovet og forventet mottaksdato. Forventet mottaksdato er datoen dere selv regner med at varen kan brukes. Den påvirker når varen ser ut til å være tilgjengelig, og dermed hva salg og planlegging tror.

Microsoft Learn har ingen samlet side som beskriver nøyaktig hva som skjer med linjene når man endrer en dato på ordrehodet. Partnerbeskrivelser fra konsulenthus sier at systemet spør om linjene også skal oppdateres når man endrer datoen på hodet. Prøv det på en testordre i et sandkassemiljø før dere stoler på det, fordi det avhenger av hvilket datofelt som endres, og hvilken status linjene har.

Tre måter å endre mange linjer på i dag

Endre datoen på ordrehodet og svar ja hvis Business Central spør om linjene skal oppdateres. Det virker per ordre, så med 40 ordrer er det 40 ganger arbeid.
Bruk Edit in Excel på ordrelinjene. Filtrer på leverandør og leveringsperiode, endre datokolonnen i Excel og publiser tilbake. Learn skriver at handlingen finnes på de fleste lister, men ikke alle, så sjekk at den finnes på siden dere bruker.
Bruk en konfigurasjonspakke eller en import hvis det er en engangsjobb på flere hundre linjer. Det krever mer forberedelse og bør prøves ut i sandkassen først.

Slik bruker du Edit in Excel trygt

Edit in Excel følger de samme reglene som Business Central selv. Hvis en linje ikke kan endres i systemet, kan den heller ikke endres fra Excel. Endringen skjer først når du velger å publisere, og kolonnene kan bare endres hvis feltet kan redigeres på siden.

Learn nevner også at eksporten begrenses til 100 kolonner når OneDrive er satt opp for systemfunksjoner. Fjern kolonner du ikke trenger hvis arbeidsboken blir for stor.

Sjekkliste før du publiserer

Er filteret satt til de riktige ordrene, slik at du ikke flytter datoer på ordrer fra en annen forsendelse?
Er noen linjer allerede delvis mottatt? Da er det bare resten av linjen som skal flyttes.
Finnes det salgsordrer eller reservasjoner som bygger på den gamle datoen, og som kundene skal få beskjed om?
Har du lagret en kopi av arbeidsboken, slik at du kan se hva datoene var før endringen?

Hvorfor datoen er viktig

En feil forventet mottaksdato gir feil beslutninger. Selgeren lover en leveringsdato ut fra en dato som ikke holder, og planleggeren bestiller en vare som allerede er på vei. Vær derfor sikker på hvem som eier datoen. Hvis det er innkjøperen som snakker med leverandøren, bør rettelsen også gjøres der, og lageret må få beskjed.

Når det er den samme forsinkelsen hver gang

Hvis en hel container eller forsendelse rammer mange ordrer, vil man helst endre én dato ett sted. Standard kan ikke koble linjer fra flere ordrer til en felles forsendelse og flytte dem samlet. Derfor har vi ideen PO Date Sync og en containerløsning på listen vår over mulige apper. Det er ideer vi vurderer. De kan ikke lastes ned eller kjøpes ennå.

Vil du se hva vi vurderer, og stemme på det du savner, kan du bruke siden På vei.