Ändra eller ta bort många poster på en gång

Det finns 200 felaktiga rader eller poster, och Business Central tillåter inte att man markerar dem och trycker på ta bort. Artikeln visar vad man kan göra med markering av flera rader, med Edit in Excel och med konfigurationspaket, var begränsningarna finns och vilka säkerhetsåtgärder som bör vara på plats innan man tar bort eller ändrar i bulk. Du får också en checklista som gör bulkändringar mindre riskfyllda.

Markera flera poster

På många listor kan du markera flera rader med åtgärden Select More och sedan utföra en åtgärd på markeringen. Microsoft Learn använder den för att bokföra eller batchbokföra flera dokument. Vi hittade ingen beskrivning i Learn av att man kan ta bort eller ändra en markering direkt i listan. Ett svar på Microsofts Q&A-sida säger att massborttagning inte är möjlig i standard, men det är inte dokumentation.

Edit in Excel

Edit in Excel är standardens svar på massredigering. Du exporterar en lista, ändrar i Excel och publicerar ändringarna tillbaka. Learn beskriver att åtgärden finns på de flesta listor men inte alla, och att Excel respekterar de flesta filter på sidan.

Open in Excel är annorlunda: där kan du ändra i arbetsboken, men ändringarna kan inte publiceras tillbaka till Business Central.

Forum och partnerbloggar beskriver att man kan ta bort rader i Excel och publicera för att ta bort poster. Det är inte beskrivet på Learn-sidan, så testa det på en testmapp. Regeln är att systemets egna regler fortfarande gäller, så poster som inte får tas bort kan inte heller tas bort den vägen.

Konfigurationspaket

Konfigurationspaket används för att flytta data och uppsättning in i och ut ur Business Central, och Microsoft Learn visar dem som vägen för att importera affärsdata. De är bäst för engångsjobb på många poster. Vi har inte bekräftat på Learn hur de hanterar befintliga poster och borttagning, så testa det i en sandlåda innan ni använder dem i produktion.

Innan du ändrar eller tar bort i bulk

Filtrera hårt och räkna. Kontrollera antalet rader innan du publicerar.
Spara en kopia av arbetsboken med de ursprungliga värdena.
Testa i en sandlåda eller i en kopia av miljön. Learn beskriver hur man kopierar en miljö och återställer en miljö.
Var medveten om att bokförda poster inte kan tas bort. De rättas med motbokningar.
Publicera i små portioner och kontrollera efter varje portion.

Ett exempel: gamla öppna ordrar

Ett typiskt behov är att rensa bland gamla öppna försäljningsordrar eller rader utan rörelse. Tillvägagångssättet kan vara: filtrera listan på datum och status, öppna i Excel för en kontroll utan att kunna publicera, låt någon annan godkänna listan och kör därefter ändringen i små portioner med Edit in Excel.

Gäller det poster som aldrig har använts är borttagning ofta rimlig. Gäller det poster med historik är spärr ofta bättre än borttagning, eftersom historiken bevaras.

Skriv ner vilka filter som användes, så att kontrollen kan upprepas och så att en revisor kan se hur listan avgränsades.

Gränser att känna till

När OneDrive är inställt för systemfunktioner begränsas arbetsboken till 100 kolumner. Vissa fält kan bara ändras via särskilda åtgärder, och Excel känner inte till de valideringar som körs när du ändrar ett värde. Business Central kör dem vid publiceringen, och fel kommer först tillbaka där.

Vi har Bulk Edit and Delete på listan över möjliga appar. Det är en idé vi överväger och ingen app man kan ladda ner eller köpa. Idén om att kunna ta bort flera poster har ungefär 170 röster på Microsofts idéportal.

Rör det sig om stamdata, som artiklar eller kunder, är spärr ofta bättre än borttagning. Det tar bort posten från daglig användning utan att förlora historiken.