Ret eller slet mange poster på én gang

Der er 200 forkerte linjer eller poster, og Business Central tillader ikke at markere dem og trykke slet. Artiklen viser, hvad man kan med markering af flere linjer, med Rediger i Excel og med konfigurationspakker, hvor begrænsningerne er, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger der bør være på plads, før man sletter eller retter i bulk. Du får også en tjekliste, der gør bulkændringer mindre risikable.

Markér flere poster

På mange lister kan du markere flere linjer med handlingen Vælg flere, og så udføre en handling på markeringen. Microsoft Learn bruger den til at bogføre eller batchbogføre flere dokumenter. Vi fandt ikke i Learn en beskrivelse af, at man kan slette eller rette en markering direkte på listen. Et svar på Microsofts Q&A-side siger, at masseletning ikke er muligt i standard, men det er ikke dokumentation.

Rediger i Excel

Rediger i Excel er standardens svar på masseredigering. Du eksporterer en liste, retter i Excel og udgiver ændringerne tilbage. Learn beskriver, at handlingen findes på de fleste lister, men ikke alle, og at Excel respekterer de fleste filtre på siden.

Åbn i Excel er forskellig: der kan du ændre i arbejdsbogen, men ændringerne kan ikke udgives tilbage til Business Central.

Fora og partnerblogs beskriver, at man kan slette rækker i Excel og udgive for at slette poster. Det er ikke beskrevet på Learn-siden, så test det på en testmappe. Reglen er, at systemets egne regler stadig gælder, så poster, der ikke må slettes, kan heller ikke slettes den vej.

Konfigurationspakker

Konfigurationspakker bruges til at flytte data og opsætning ind og ud af Business Central, og Microsoft Learn viser dem som vejen til at importere forretningsdata. De er bedst til engangsjob på mange poster. Vi har ikke bekræftet på Learn, hvordan de håndterer eksisterende poster og sletning, så afprøv det i en sandkasse, før I bruger dem på produktion.

Før du retter eller sletter i bulk

Filtrér hårdt og tæl. Tjek antallet af rækker, før du udgiver.
Gem en kopi af arbejdsbogen med de oprindelige værdier.
Test i en sandkasse eller i en kopi af miljøet. Learn beskriver, hvordan man kopierer et miljø og gendanner et miljø.
Vær klar over, at bogførte poster ikke kan slettes. De rettes med modposteringer.
Udgiv i små portioner, og kontrollér efter hver portion.

Et eksempel: gamle åbne ordrer

Et typisk behov er at rydde op i gamle åbne salgsordrer eller linjer uden bevægelse. Fremgangsmåden kan være: filtrér listen på dato og status, åbn i Excel til en kontrol uden at kunne udgive, få en anden til at godkende listen, og kør derefter ændringen i små portioner med Rediger i Excel.

Er det poster, der aldrig har været brugt, er sletning ofte rimelig. Er det poster med historik, er blokering ofte bedre end sletning, fordi historikken bevares.

Skriv ned, hvilke filtre der blev brugt, så kontrollen kan gentages, og så en revisor kan se, hvordan listen blev afgrænset.

Grænser at kende

Når OneDrive er sat op til systemfunktioner, begrænses arbejdsbogen til 100 kolonner. Nogle felter kan kun ændres via særlige handlinger, og Excel kender ikke de valideringer, der kører, når du ændrer en værdi. Business Central kører dem ved udgivelsen, og fejl kommer først tilbage dér.

Vi har Bulk Edit and Delete på listen over mulige apps. Det er en idé, vi overvejer, og ikke en app, man kan hente eller købe. Idéen om at kunne slette flere poster har cirka 170 stemmer på Microsofts idéportal.

Er der tale om stamdata, som varer eller kunder, er blokering ofte bedre end sletning. Det fjerner posten fra daglig brug uden at miste historikken.