Viele Datensätze auf einmal ändern oder löschen

Es gibt 200 falsche Zeilen oder Datensätze, und Business Central erlaubt nicht, sie zu markieren und auf Löschen zu klicken. Der Artikel zeigt, was Sie mit der Markierung mehrerer Zeilen, mit In Excel bearbeiten und mit Konfigurationspaketen tun können, wo die Grenzen liegen und welche Sicherheitsvorkehrungen vorhanden sein sollten, bevor Sie in großer Menge löschen oder ändern. Dazu gibt es eine Checkliste, die Massenänderungen weniger riskant macht.

Mehrere Datensätze markieren

Auf vielen Listen können Sie mit der Aktion Select More mehrere Zeilen markieren und dann eine Aktion auf die Markierung ausführen. Microsoft Learn nutzt sie, um mehrere Belege zu buchen oder per Batch zu buchen. Wir haben in Learn keine Beschreibung gefunden, dass man eine Markierung direkt in der Liste löschen oder ändern kann. Eine Antwort auf der Q&A-Seite von Microsoft sagt, dass Massenlöschen im Standard nicht möglich ist, aber das ist keine Dokumentation.

In Excel bearbeiten

In Excel bearbeiten ist die Antwort des Standards auf Massenbearbeitung. Sie exportieren eine Liste, ändern in Excel und veröffentlichen die Änderungen zurück. Learn beschreibt, dass die Aktion auf den meisten Listen vorhanden ist, aber nicht auf allen, und dass Excel die meisten Filter der Seite berücksichtigt.

Open in Excel ist anders: Dort können Sie in der Arbeitsmappe ändern, aber die Änderungen lassen sich nicht nach Business Central zurück veröffentlichen.

Foren und Partnerblogs beschreiben, dass man Zeilen in Excel löschen und veröffentlichen kann, um Datensätze zu löschen. Auf der Learn-Seite ist das nicht beschrieben, testen Sie es also in einem Testordner. Die Regel ist, dass die eigenen Regeln des Systems weiterhin gelten, sodass Datensätze, die nicht gelöscht werden dürfen, auch auf diesem Weg nicht gelöscht werden können.

Konfigurationspakete

Konfigurationspakete dienen dazu, Daten und Einrichtung in Business Central hinein- und herauszubewegen, und Microsoft Learn zeigt sie als Weg, Geschäftsdaten zu importieren. Sie eignen sich am besten für einmalige Aktionen mit vielen Datensätzen. Wir haben in Learn nicht bestätigt, wie sie mit bestehenden Datensätzen und dem Löschen umgehen. Probieren Sie es deshalb in einer Sandbox aus, bevor Sie sie in der Produktion einsetzen.

Bevor Sie in großer Menge ändern oder löschen

Filtern Sie streng und zählen Sie. Prüfen Sie die Anzahl der Zeilen, bevor Sie veröffentlichen.
Speichern Sie eine Kopie der Arbeitsmappe mit den ursprünglichen Werten.
Testen Sie in einer Sandbox oder einer Kopie der Umgebung. Learn beschreibt, wie man eine Umgebung kopiert und wiederherstellt.
Beachten Sie, dass sich gebuchte Posten nicht löschen lassen. Sie werden mit Gegenbuchungen korrigiert.
Veröffentlichen Sie in kleinen Portionen und kontrollieren Sie nach jeder Portion.

Ein Beispiel: alte offene Aufträge

Ein typischer Bedarf ist das Aufräumen alter offener Verkaufsaufträge oder von Zeilen ohne Bewegung. Das Vorgehen kann so aussehen: Filtern Sie die Liste nach Datum und Status, öffnen Sie sie zur Kontrolle in Excel, ohne veröffentlichen zu können, lassen Sie jemand anderen die Liste freigeben und führen Sie dann die Änderung in kleinen Portionen mit In Excel bearbeiten aus.

Handelt es sich um Datensätze, die nie verwendet wurden, ist Löschen oft angemessen. Bei Datensätzen mit Historie ist Sperren oft besser als Löschen, weil die Historie erhalten bleibt.

Schreiben Sie auf, welche Filter verwendet wurden, damit die Kontrolle wiederholt werden kann und ein Wirtschaftsprüfer sehen kann, wie die Liste abgegrenzt wurde.

Grenzen, die Sie kennen sollten

Ist OneDrive für Systemfunktionen eingerichtet, ist die Arbeitsmappe auf 100 Spalten begrenzt. Manche Felder lassen sich nur über besondere Aktionen ändern, und Excel kennt die Validierungen nicht, die laufen, wenn Sie einen Wert ändern. Business Central führt sie beim Veröffentlichen aus, und Fehler kommen erst dort zurück.

Wir haben Bulk Edit and Delete auf der Liste möglicher Apps. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und keine App, die man herunterladen oder kaufen kann. Die Idee, mehrere Datensätze löschen zu können, hat im Ideenportal von Microsoft rund 170 Stimmen.

Handelt es sich um Stammdaten wie Artikel oder Kunden, ist Sperren oft besser als Löschen. Das nimmt den Datensatz aus der täglichen Nutzung, ohne die Historie zu verlieren.