Rett eller slett mange poster samtidig

Det finnes 200 feil linjer eller poster, og Business Central tillater ikke at man markerer dem og trykker slett. Artikkelen viser hva man kan med markering av flere linjer, med Edit in Excel og med konfigurasjonspakker, hvor begrensningene er, og hvilke sikkerhetstiltak som bør være på plass før man sletter eller retter i bulk. Du får også en sjekkliste som gjør bulkendringer mindre risikable.

Marker flere poster

På mange lister kan du markere flere linjer med handlingen Select More, og så utføre en handling på markeringen. Microsoft Learn bruker den til å bokføre eller batchbokføre flere dokumenter. Vi fant ingen beskrivelse i Learn av at man kan slette eller rette en markering direkte på listen. Et svar på Microsofts Q&A-side sier at massesletting ikke er mulig i standard, men det er ikke dokumentasjon.

Edit in Excel

Edit in Excel er standardens svar på masseredigering. Du eksporterer en liste, retter i Excel og publiserer endringene tilbake. Learn beskriver at handlingen finnes på de fleste lister, men ikke alle, og at Excel respekterer de fleste filtrene på siden.

Open in Excel er annerledes: der kan du endre i arbeidsboken, men endringene kan ikke publiseres tilbake til Business Central.

Fora og partnerbloggere beskriver at man kan slette rader i Excel og publisere for å slette poster. Det er ikke beskrevet på Learn-siden, så test det på et testmiljø. Regelen er at systemets egne regler fortsatt gjelder, så poster som ikke kan slettes, kan heller ikke slettes den veien.

Konfigurasjonspakker

Konfigurasjonspakker brukes til å flytte data og oppsett inn og ut av Business Central, og Microsoft Learn viser dem som veien til å importere forretningsdata. De er best til engangsjobber på mange poster. Vi har ikke fått bekreftet på Learn hvordan de håndterer eksisterende poster og sletting, så prøv det i en sandkasse før dere bruker dem i produksjon.

Før du retter eller sletter i bulk

Filtrer hardt og tell. Sjekk antall rader før du publiserer.
Ta vare på en kopi av arbeidsboken med de opprinnelige verdiene.
Test i en sandkasse eller i en kopi av miljøet. Learn beskriver hvordan man kopierer et miljø og gjenoppretter et miljø.
Vær klar over at bokførte poster ikke kan slettes. De rettes med motposteringer.
Publiser i små porsjoner, og kontroller etter hver porsjon.

Et eksempel: gamle åpne ordrer

Et typisk behov er å rydde opp i gamle åpne salgsordrer eller linjer uten bevegelse. Fremgangsmåten kan være: filtrer listen på dato og status, åpne i Excel for en kontroll uten å kunne publisere, få en annen til å godkjenne listen, og kjør deretter endringen i små porsjoner med Edit in Excel.

Er det poster som aldri har vært brukt, er sletting ofte rimelig. Er det poster med historikk, er blokkering ofte bedre enn sletting, fordi historikken bevares.

Skriv ned hvilke filtre som ble brukt, slik at kontrollen kan gjentas, og slik at en revisor kan se hvordan listen ble avgrenset.

Grenser å kjenne til

Når OneDrive er satt opp for systemfunksjoner, begrenses arbeidsboken til 100 kolonner. Noen felt kan bare endres via spesielle handlinger, og Excel kjenner ikke til valideringene som kjører når du endrer en verdi. Business Central kjører dem ved publisering, og feil kommer først tilbake der.

Vi har Bulk Edit and Delete på listen over mulige apper. Det er en idé vi vurderer, og ikke en app man kan laste ned eller kjøpe. Ideen om å kunne slette flere poster har omtrent 170 stemmer på Microsofts ideportal.

Er det snakk om stamdata, som varer eller kunder, er blokkering ofte bedre enn sletting. Det fjerner posten fra daglig bruk uten å miste historikken.