Veel records in één keer wijzigen of verwijderen

Meerdere records selecteren

Op veel lijsten kunt u meerdere regels selecteren met de actie Select More en dan een actie op de selectie uitvoeren. Microsoft Learn gebruikt die om meerdere documenten te boeken of batchgewijs te boeken. We vonden in Learn geen beschrijving dat u een selectie rechtstreeks op de lijst kunt verwijderen of wijzigen. Een antwoord op de Q&A-pagina van Microsoft zegt dat massaal verwijderen in standaard niet mogelijk is, maar dat is geen documentatie.

Edit in Excel

Edit in Excel is het antwoord van standaard op massaal bewerken. U exporteert een lijst, past aan in Excel en publiceert de wijzigingen terug. Learn beschrijft dat de actie op de meeste lijsten beschikbaar is, maar niet op alle, en dat Excel de meeste filters op de pagina respecteert.

Open in Excel is anders: daar kunt u in het werkboek wijzigen, maar de wijzigingen kunnen niet worden teruggepubliceerd naar Business Central.

Forums en blogs van partners beschrijven dat u rijen in Excel kunt verwijderen en publiceren om records te verwijderen. Dat staat niet op de Learn-pagina, dus test het in een testmap. De regel is dat de eigen regels van het systeem blijven gelden, dus records die niet verwijderd mogen worden, kunnen ook op die manier niet worden verwijderd.

Configuratiepakketten

Configuratiepakketten worden gebruikt om gegevens en inrichting in en uit Business Central te verplaatsen en Microsoft Learn toont ze als de weg om bedrijfsgegevens te importeren. Ze zijn het best voor eenmalige klussen met veel records. We hebben op Learn niet bevestigd hoe ze bestaande records en verwijderen afhandelen, dus probeer het in een sandbox voordat u ze in productie gebruikt.

Voordat u in bulk wijzigt of verwijdert

• Filter streng en tel. Controleer het aantal rijen voordat u publiceert.
• Bewaar een kopie van het werkboek met de oorspronkelijke waarden.
• Test in een sandbox of in een kopie van de omgeving. Learn beschrijft hoe u een omgeving kopieert en herstelt.
• Houd er rekening mee dat geboekte posten niet kunnen worden verwijderd. Ze worden gecorrigeerd met tegenboekingen.
• Publiceer in kleine porties en controleer na elke portie.

Een voorbeeld: oude open orders

Een typische behoefte is het opruimen van oude open verkooporders of regels zonder beweging. De aanpak kan zijn: filter de lijst op datum en status, open in Excel voor een controle zonder te kunnen publiceren, laat iemand anders de lijst goedkeuren en voer de wijziging daarna in kleine porties uit met Edit in Excel.

Gaat het om records die nooit zijn gebruikt, dan is verwijderen vaak redelijk. Gaat het om records met historie, dan is blokkeren vaak beter dan verwijderen, omdat de historie behouden blijft.

Schrijf op welke filters zijn gebruikt, zodat de controle kan worden herhaald en een accountant kan zien hoe de lijst is afgebakend.

Grenzen om te kennen

Wanneer OneDrive is ingesteld voor systeemfuncties, is het werkboek beperkt tot 100 kolommen. Sommige velden kunnen alleen via speciale acties worden gewijzigd en Excel kent de validaties niet die worden uitgevoerd wanneer u een waarde wijzigt. Business Central voert ze uit bij het publiceren en fouten komen pas dan terug.

Bulk Edit and Delete staat op onze lijst met mogelijke apps. Het is een idee dat we overwegen en geen app die u kunt downloaden of kopen. Het idee om meerdere records te kunnen verwijderen heeft ongeveer 170 stemmen op het ideeënportaal van Microsoft.

Gaat het om stamgegevens, zoals artikelen of klanten, dan is blokkeren vaak beter dan verwijderen. Dat haalt het record uit het dagelijks gebruik zonder de historie te verliezen.