Zmiana lub usuwanie wielu zapisów naraz

Jest 200 błędnych linii lub zapisów, a Business Central nie pozwala ich zaznaczyć i nacisnąć usuń. Artykuł pokazuje, co można zrobić przez zaznaczanie wielu linii, przez Edit in Excel i przez pakiety konfiguracyjne, gdzie są ograniczenia i jakie zabezpieczenia powinny być przygotowane, zanim zaczniesz usuwać lub poprawiać hurtowo. Dostajesz też listę kontrolną, która zmniejsza ryzyko zmian hurtowych.

Zaznaczanie wielu zapisów

Na wielu listach można zaznaczyć kilka linii akcją Select More i wykonać akcję na zaznaczeniu. Microsoft Learn używa tego do księgowania lub księgowania wsadowego kilku dokumentów. Nie znaleźliśmy w Learn opisu, że można usunąć lub poprawić zaznaczenie bezpośrednio na liście. Odpowiedź na stronie Microsoft Q&A mówi, że masowe usuwanie nie jest możliwe w standardzie, ale to nie jest dokumentacja.

Edit in Excel

Edit in Excel to odpowiedź standardu na masową edycję. Eksportujesz listę, poprawiasz w Excelu i publikujesz zmiany z powrotem. Learn opisuje, że ta akcja jest na większości list, ale nie na wszystkich, i że Excel uwzględnia większość filtrów ze strony.

Open in Excel jest czymś innym: tam możesz zmieniać skoroszyt, ale zmian nie można opublikować z powrotem do Business Central.

Fora i blogi partnerów opisują, że można usuwać wiersze w Excelu i publikować, żeby usunąć zapisy. Nie jest to opisane na stronie Learn, więc przetestuj to w środowisku testowym. Zasada jest taka, że własne reguły systemu nadal obowiązują, więc zapisów, których nie wolno usunąć, nie usuniesz też tą drogą.

Pakiety konfiguracyjne

Pakiety konfiguracyjne służą do przenoszenia danych i konfiguracji do Business Central i z niego, a Microsoft Learn pokazuje je jako drogę importu danych biznesowych. Najlepiej nadają się do jednorazowych prac na wielu zapisach. Nie potwierdziliśmy na Learn, jak radzą sobie z istniejącymi zapisami i usuwaniem, więc wypróbujcie to w sandboxie, zanim użyjecie na produkcji.

Zanim poprawisz lub usuniesz hurtowo

Filtruj ostro i policz. Sprawdź liczbę wierszy, zanim opublikujesz.
Zachowaj kopię skoroszytu z oryginalnymi wartościami.
Przetestuj w sandboxie lub w kopii środowiska. Learn opisuje, jak skopiować środowisko i je przywrócić.
Pamiętaj, że zaksięgowanych zapisów nie można usunąć. Poprawia się je księgowaniami korygującymi.
Publikuj małymi porcjami i sprawdzaj po każdej porcji.

Przykład: stare otwarte zamówienia

Typowa potrzeba to porządkowanie starych otwartych zamówień sprzedaży albo linii bez ruchu. Postępowanie może wyglądać tak: przefiltruj listę po dacie i statusie, otwórz w Excelu do kontroli bez możliwości publikacji, poproś kogoś innego o zatwierdzenie listy, a potem wprowadzaj zmianę małymi porcjami przez Edit in Excel.

Jeśli to zapisy, które nigdy nie były używane, usunięcie jest często rozsądne. Jeśli to zapisy z historią, blokowanie jest często lepsze niż usuwanie, bo historia zostaje.

Zapisz, jakich filtrów użyto, żeby kontrolę dało się powtórzyć i żeby biegły rewident mógł zobaczyć, jak ograniczono listę.

Granice, które warto znać

Gdy OneDrive jest skonfigurowany do funkcji systemowych, skoroszyt jest ograniczony do 100 kolumn. Niektóre pola można zmieniać tylko przez specjalne akcje, a Excel nie zna walidacji, które działają przy zmianie wartości. Business Central uruchamia je przy publikacji i błędy wracają dopiero wtedy.

Mamy Bulk Edit and Delete na liście możliwych aplikacji. To pomysł, który rozważamy, i nie jest to aplikacja, którą można już pobrać ani kupić. Pomysł możliwości usuwania wielu zapisów ma około 170 głosów na portalu pomysłów Microsoftu.

Jeśli chodzi o dane podstawowe, takie jak towary czy klienci, blokowanie jest często lepsze niż usuwanie. Usuwa zapis z codziennego użycia, nie tracąc historii.