När analysvyn saknar poster

Du öppnar Analysis by Dimensions, men siffrorna stämmer inte med huvudboksposterna. Något saknas. Förklaringen är ofta att vyn inte är uppdaterad, men inte alltid. Här är hur analysvyer uppdateras i standard, vad som kan hålla poster utanför och hur man kontrollerar det. Det gör avstämningen enklare. Den är skriven för ekonomiavdelningen och dem som ansvarar för rapporteringen. Det är en checklista.

Vyn är en ögonblicksbild

Microsoft Learn skriver att beloppen på sidan Analysis by Dimensions visar företagets tillstånd vid tidpunkten för den senaste uppdateringen. För att se den aktuella bilden måste man köra Update. Man kan uppdatera från analysvykortet, från listan eller från själva analyssidan.

Har man markerat Update on Posting på kortet uppdateras vyn automatiskt när någon bokför en tillhörande transaktion. Man kan också använda batchjobbet Update Analysis Views för att uppdatera några eller alla vyer på en gång.

Rättade dimensioner

När man rättar dimensioner på bokförda huvudboksposter kan analysvyerna också uppdateras. Det kräver att Update on Posting är aktiverat på vyn och att man aktiverar Update Analysis Views i dimensionsrättelsen. Microsoft varnar för att det kan påverka prestandan vid stora datamängder och rekommenderar att bara göra det vid små.

Kom ihåg att dimensionsrättelser bara omfattar huvudboksposter. De ändrar inte dimensionerna på poster i andra redovisningar för samma transaktion.

Kontrollera om posterna fortfarande saknas

Dokumentationen förklarar inte alla orsaker till saknade poster. Här är det vi skulle kontrollera först. Det är vår egen checklista och ingen lista från Microsoft:

Är vyn uppdaterad efter den senaste bokföringen? Kör Update och se om siffrorna ändras.
Har vyn filter på konton eller dimensioner som utesluter posterna? Öppna kortet och kontrollera filtren.
Är vyns startdatum och datumkomprimering satta så att posterna hamnar utanför perioden? Learn nämner att man inte kan välja en kortare period än datumkomprimeringen.
Stämmer de fyra dimensionerna på kortet med dem som posterna använder? Learn skriver att man kan lägga till fler dimensionskoder via filtret.
Har posterna bokförts på ett konto som inte ingår i vyn?

Avstämning

Jämför vyns total för ett konto och en period med totalen i kontoplanen. Avviker de, kör Update och jämför igen. Avviker de fortfarande, notera kontonummer, period och dimensionsvärde och be er BC-partner undersöka det. Det kan röra sig om ett fel och inte en brist i uppsättningen.

Exempel på en fast kontroll

Välj ett konto och en period som ni känner siffran för. Öppna kontoplanen med ett periodfilter och notera nettorörelsen. Öppna sedan analysvyn för samma konto och period. Kör Update om siffrorna skiljer sig. Upprepa med två eller tre andra konton. Om alla stämmer efter uppdateringen var det uppdateringen som saknades. Om bara enstaka konton avviker ligger felet sannolikt i filter, dimensioner eller datum på vyn.

Idén på vår lista

Idén om saknade poster vid uppdatering av analysvy har 173 röster hos Microsoft. Det är inte givet att det är en funktion som saknas. Det kan också vara ett fel. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.