Wanneer de analyseweergave posten mist

U opent Analysis by Dimensions, maar de cijfers komen niet overeen met de grootboekposten. Er ontbreekt iets. De verklaring is vaak dat de weergave niet is bijgewerkt, maar niet altijd. Hier staat hoe analyseweergaven in standaard worden bijgewerkt, wat posten buiten de weergave kan houden en hoe u dat controleert. Dat maakt de afstemming gemakkelijker. Het is geschreven voor de financiële afdeling en degenen die verantwoordelijk zijn voor de rapportage. Het is een checklist.

De weergave is een momentopname

Microsoft Learn schrijft dat de bedragen op de pagina Analysis by Dimensions de toestand van het bedrijf tonen op het moment van de laatste update. Om het actuele beeld te zien moet u Update uitvoeren. U kunt bijwerken vanaf de kaart van de analyseweergave, vanuit de lijst of vanaf de analysepagina zelf.

Hebt u op de kaart een vinkje gezet bij Update on Posting, dan wordt de weergave automatisch bijgewerkt wanneer iemand een bijbehorende transactie boekt. U kunt ook de batchjob Update Analysis Views gebruiken om sommige of alle weergaven in één keer bij te werken.

Gecorrigeerde dimensies

Wanneer u dimensies op geboekte grootboekposten corrigeert, kunnen de analyseweergaven ook worden bijgewerkt. Daarvoor moet Update on Posting zijn ingeschakeld op de weergave en moet u Update Analysis Views inschakelen bij de dimensiecorrectie. Microsoft waarschuwt dat het de prestaties kan beïnvloeden bij grote hoeveelheden gegevens en raadt aan het alleen bij kleine hoeveelheden te doen.

Houd er rekening mee dat dimensiecorrecties alleen grootboekposten omvatten. Ze wijzigen de dimensies niet op posten in andere administraties voor dezelfde transactie.

Controleer of de posten nog steeds ontbreken

De documentatie verklaart niet alle oorzaken van ontbrekende posten. Dit zijn de dingen die wij als eerste zouden controleren. Het is onze eigen checklist en geen lijst van Microsoft:

Is de weergave bijgewerkt na de laatste boeking? Voer Update uit en kijk of de cijfers veranderen.
Heeft de weergave filters op rekeningen of dimensies die de posten uitsluiten? Open de kaart en controleer de filters.
Zijn de begindatum en datumcompressie van de weergave zo ingesteld dat de posten buiten de periode vallen? Learn noemt dat u geen kortere periode kunt kiezen dan de datumcompressie.
Komen de vier dimensies op de kaart overeen met die de posten gebruiken? Learn schrijft dat u via het filter meer dimensiecodes kunt toevoegen.
Zijn de posten geboekt op een rekening die niet in de weergave zit?

Afstemming

Vergelijk het totaal van de weergave voor een rekening en een periode met het totaal in het rekeningschema. Wijken ze af, voer dan Update uit en vergelijk opnieuw. Wijken ze nog steeds af, noteer dan rekeningnummer, periode en dimensiewaarde en vraag uw BC-partner het te onderzoeken. Het kan gaan om een fout en niet om een tekortkoming in de inrichting.

Voorbeeld van een vaste controle

Kies een rekening en een periode waarvan u het cijfer kent. Open het rekeningschema met een periodefilter en noteer de nettobeweging. Open daarna de analyseweergave voor dezelfde rekening en periode. Voer Update uit als de cijfers verschillen. Herhaal dit met twee of drie andere rekeningen. Als alles na het bijwerken overeenkomt, was het de update die ontbrak. Als alleen enkele rekeningen afwijken, ligt de fout waarschijnlijk in filters, dimensies of datums van de weergave.

Het idee op onze lijst

Het idee over ontbrekende posten bij het bijwerken van een analyseweergave heeft 173 stemmen bij Microsoft. Het is niet gezegd dat het een ontbrekende functie is. Het kan ook een fout zijn. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.