Gdy w widoku analizy brakuje pozycji

Otwierasz Analysis by Dimensions, ale liczby nie zgadzają się z pozycjami księgi głównej. Czegoś brakuje. Wyjaśnieniem jest często to, że widok nie jest odświeżony, ale nie zawsze. Oto jak odświeża się widoki analizy w standardzie, co może wykluczać pozycje i jak to sprawdzić. To ułatwia uzgodnienie. Tekst jest napisany dla działu finansów i osób odpowiedzialnych za raportowanie. To lista kontrolna.

Widok jest migawką

Microsoft Learn pisze, że kwoty na stronie Analysis by Dimensions pokazują stan firmy w chwili ostatniej aktualizacji. Aby zobaczyć obraz bieżący, trzeba uruchomić Update. Można aktualizować z karty widoku analizy, z listy lub ze strony samej analizy.

Jeśli na karcie zaznaczono Update on Posting, widok jest aktualizowany automatycznie, gdy ktoś księguje powiązaną transakcję. Można też użyć zadania wsadowego Update Analysis Views, żeby zaktualizować część lub wszystkie widoki naraz.

Poprawione wymiary

Gdy poprawiasz wymiary na zaksięgowanych pozycjach księgi głównej, widoki analizy też mogą zostać zaktualizowane. Wymaga to, aby Update on Posting było włączone dla widoku i abyś włączył Update Analysis Views w korekcie wymiarów. Microsoft ostrzega, że może to wpłynąć na wydajność przy dużych ilościach danych, i zaleca robić to tylko przy małych.

Pamiętaj, że korekty wymiarów obejmują tylko pozycje księgi głównej. Nie zmieniają wymiarów pozycji w innych księgach dla tej samej transakcji.

Sprawdź, jeśli pozycji nadal brakuje

Dokumentacja nie wyjaśnia wszystkich przyczyn brakujących pozycji. Oto rzeczy, które sprawdzilibyśmy najpierw. To nasza własna lista kontrolna, a nie lista od Microsoftu:

Czy widok został zaktualizowany po ostatnim księgowaniu? Uruchom Update i zobacz, czy liczby się zmieniają.
Czy widok ma filtry na konta lub wymiary, które wykluczają pozycje? Otwórz kartę i sprawdź filtry.
Czy data początkowa widoku i kompresja dat są ustawione tak, że pozycje wypadają poza okres? Learn wspomina, że nie można wybrać krótszego okresu niż kompresja dat.
Czy cztery wymiary na karcie zgadzają się z tymi, których używają pozycje? Learn pisze, że można dodać więcej kodów wymiarów przez filtr.
Czy pozycje zostały zaksięgowane na konto, które nie wchodzi do widoku?

Uzgodnienie

Porównaj sumę widoku dla konta i okresu z sumą w planie kont. Jeśli się różnią, uruchom Update i porównaj ponownie. Jeśli nadal się różnią, zanotuj numer konta, okres i wartość wymiaru i poproś partnera BC o zbadanie sprawy. Może to być błąd, a nie brak w konfiguracji.

Przykład stałej kontroli

Wybierz konto i okres, dla których znasz liczbę. Otwórz plan kont z filtrem okresu i zanotuj ruch netto. Następnie otwórz widok analizy dla tego samego konta i okresu. Uruchom Update, jeśli liczby są różne. Powtórz dla dwóch lub trzech innych kont. Jeśli wszystkie zgadzają się po aktualizacji, brakowało właśnie aktualizacji. Jeśli różnią się tylko pojedyncze konta, błąd leży prawdopodobnie w filtrach, wymiarach lub datach widoku.

Pomysł z naszej listy

Pomysł dotyczący brakujących pozycji przy aktualizacji widoku analizy ma u Microsoftu 173 głosy. Nie jest pewne, że to brakująca funkcja. Może to być też błąd. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.