Når analysevisningen mangler poster

Du åbner Analyse efter dimensioner, men tallene passer ikke med finansposterne. Noget mangler. Forklaringen er ofte, at visningen ikke er opdateret, men ikke altid. Her er, hvordan analysevisninger opdateres i standard, hvad der kan holde poster ude, og hvordan man tjekker det. Det gør afstemningen lettere. Den er skrevet til økonomiafdelingen og dem, der har ansvar for rapporteringen. Det er en tjekliste.

Visningen er et øjebliksbillede

Microsoft Learn skriver, at beløbene på siden Analyse efter dimensioner viser virksomhedens tilstand på tidspunktet for den seneste opdatering. For at se det aktuelle billede skal man køre Opdater. Man kan opdatere fra analysevisningskortet, fra listen eller fra selve analysesiden.

Har man sat kryds i Opdater ved bogføring på kortet, opdateres visningen automatisk, når nogen bogfører en tilhørende transaktion. Man kan også bruge batchjobbet Opdater analysevisninger til at opdatere nogle eller alle visninger på én gang.

Rettede dimensioner

Når man retter dimensioner på bogførte finansposter, kan analysevisningerne også opdateres. Det kræver, at Opdater ved bogføring er slået til på visningen, og at man slår Opdater analysevisninger til i dimensionsrettelsen. Microsoft advarer om, at det kan påvirke ydelsen ved store datamængder, og anbefaler kun at gøre det ved små.

Husk, at dimensionsrettelser kun omfatter finansposter. De ændrer ikke dimensionerne på poster i andre bogholderier for samme transaktion.

Tjek, hvis posterne stadig mangler

Dokumentationen forklarer ikke alle årsager til manglende poster. Her er de ting, vi ville tjekke først. Det er vores egen tjekliste og ikke en liste fra Microsoft:

Er visningen opdateret efter den seneste bogføring? Kør Opdater, og se, om tallene ændrer sig.
Har visningen filtre på konti eller dimensioner, som udelukker posterne? Åbn kortet og tjek filtrene.
Er visningens startdato og datokomprimering sat, så posterne falder uden for perioden? Learn nævner, at man ikke kan vælge en kortere periode end datokomprimeringen.
Passer de fire dimensioner på kortet med dem, posterne bruger? Learn skriver, at man kan tilføje flere dimensionskoder via filteret.
Er posterne bogført på en konto, der ikke er med i visningen?

Afstemning

Sammenlign visningens total for en konto og en periode med totalen i kontoplanen. Afviger de, så kør Opdater og sammenlign igen. Afviger de stadig, så notér kontonummer, periode og dimensionsværdi, og bed jeres BC-partner undersøge det. Der kan være tale om en fejl og ikke en mangel i opsætningen.

Eksempel på en fast kontrol

Vælg en konto og en periode, som I kender tallet for. Åbn kontoplanen med et periodefilter og noter nettobevægelsen. Åbn derefter analysevisningen for samme konto og periode. Kør Opdater, hvis tallene er forskellige. Gentag med to eller tre andre konti. Hvis alle matcher efter opdatering, var det opdateringen, der manglede. Hvis kun enkelte konti afviger, ligger fejlen sandsynligvis i filtre, dimensioner eller datoer på visningen.

Idéen på vores liste

Idéen om manglende poster ved opdatering af analysevisning har 173 stemmer hos Microsoft. Det er ikke givet, at det er en funktion, der mangler. Det kan også være en fejl. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.