Når analysevisningen mangler poster

Du åpner Analysis by Dimensions, men tallene stemmer ikke med finanspostene. Noe mangler. Forklaringen er ofte at visningen ikke er oppdatert, men ikke alltid. Her er hvordan analysevisninger oppdateres i standard, hva som kan holde poster ute, og hvordan man sjekker det. Det gjør avstemmingen lettere. Den er skrevet til økonomiavdelingen og dem som har ansvar for rapporteringen. Det er en sjekkliste.

Visningen er et øyeblikksbilde

Microsoft Learn skriver at beløpene på siden Analysis by Dimensions viser virksomhetens tilstand på tidspunktet for siste oppdatering. For å se det aktuelle bildet må man kjøre Update. Man kan oppdatere fra analysevisningskortet, fra listen eller fra selve analysesiden.

Hvis man har krysset av for Update on Posting på kortet, oppdateres visningen automatisk når noen bokfører en tilhørende transaksjon. Man kan også bruke batchjobben Update Analysis Views for å oppdatere noen eller alle visninger på én gang.

Rettede dimensjoner

Når man retter dimensjoner på bokførte finansposter, kan analysevisningene også oppdateres. Det krever at Update on Posting er slått på på visningen, og at man slår på Update Analysis Views i dimensjonskorrigeringen. Microsoft advarer om at det kan påvirke ytelsen ved store datamengder, og anbefaler å gjøre det bare ved små.

Husk at dimensjonskorrigeringer bare omfatter finansposter. De endrer ikke dimensjonene på poster i andre regnskaper for samme transaksjon.

Sjekk hvis postene fortsatt mangler

Dokumentasjonen forklarer ikke alle årsaker til manglende poster. Her er tingene vi ville sjekket først. Det er vår egen sjekkliste og ikke en liste fra Microsoft:

Er visningen oppdatert etter siste bokføring? Kjør Update, og se om tallene endrer seg.
Har visningen filtre på kontoer eller dimensjoner som utelukker postene? Åpne kortet og sjekk filtrene.
Er visningens startdato og datokomprimering satt slik at postene faller utenfor perioden? Learn nevner at man ikke kan velge en kortere periode enn datokomprimeringen.
Stemmer de fire dimensjonene på kortet med dem postene bruker? Learn skriver at man kan legge til flere dimensjonskoder via filteret.
Er postene bokført på en konto som ikke er med i visningen?

Avstemming

Sammenlign visningens total for en konto og en periode med totalen i kontoplanen. Hvis de avviker, kjør Update og sammenlign igjen. Hvis de fortsatt avviker, noter kontonummer, periode og dimensjonsverdi, og be BC-partneren deres undersøke det. Det kan være snakk om en feil og ikke en mangel i oppsettet.

Eksempel på en fast kontroll

Velg en konto og en periode som dere kjenner tallet for. Åpne kontoplanen med et periodefilter og noter nettobevegelsen. Åpne deretter analysevisningen for samme konto og periode. Kjør Update hvis tallene er forskjellige. Gjenta med to eller tre andre kontoer. Hvis alle stemmer etter oppdatering, var det oppdateringen som manglet. Hvis bare enkelte kontoer avviker, ligger feilen sannsynligvis i filtre, dimensjoner eller datoer på visningen.

Ideen på listen vår

Ideen om manglende poster ved oppdatering av analysevisning har 173 stemmer hos Microsoft. Det er ikke gitt at det er en funksjon som mangler. Det kan også være en feil. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.