Wewnętrzny kluczowy użytkownik czy wsparcie zewnętrzne?

Kim jest kluczowy użytkownik

Kluczowy użytkownik to pracownik, który zna wasze procesy i Business Central na tyle dobrze, aby na co dzień pomagać kolegom. Rzadko ma wykształcenie techniczne, ale zna waszą konfigurację, plan kont, towary i sposoby pracy.

Wybierzcie osobę, która jest ciekawa, lubi pomagać innym i ma na to czas. Kluczowy użytkownik bez wyznaczonego czasu szybko staje się wąskim gardłem. Ustalcie, ile godzin tygodniowo zajmuje to zadanie, i wpiszcie je do zakresu obowiązków.

Kluczowy użytkownik jest też osobą, która najlepiej tłumaczy między kolegami a konsultantem. Gdy kolega mówi, że „system się czepia”, kluczowy użytkownik potrafi ustalić, co konkretnie się dzieje, i napisać użyteczne zgłoszenie.

Co powinno być wewnętrznie

Zastanówcie się też, kto zatwierdza zmiany w konfiguracji. Małe zmiany, na przykład w konfiguracji księgowania, mogą mieć duże skutki, więc decyzję powinna podejmować osoba odpowiedzialna za finanse.

• Odpowiedzi na codzienne pytania kolegów
• Zakładanie użytkowników oraz przydzielanie ról i uprawnień w waszej firmie
• Znajomość waszych procesów, aby konfiguracja odpowiadała rzeczywistości
• Testowanie nowych funkcji i aktualizacji w środowisku sandbox
• Pisanie dobrego zgłoszenia do zewnętrznego partnera
• Przegląd licencji, aplikacji i umów

Co można kupić z zewnątrz

Zapytajcie partnera, czy można uzgodnić dostępność, abyście wiedzieli, kiedy możecie dostać pomoc, gdy kluczowego użytkownika nie ma. To często właśnie tu wsparcie zewnętrzne daje największą wartość: jako siatka bezpieczeństwa, a nie pierwszy numer, pod który dzwonicie.

• Diagnozowanie błędów wymagające wiedzy technicznej lub dostępu do centrum administracyjnego
• Konfiguracja nowych modułów i zmiany w przepływach
• Dostosowania i integracje
• Aktualizacje i sprawdzenie, że wasze dostosowania działają po nich
• Doradztwo w sprawie konfiguracji księgowania i raportów
• Zastępstwo, gdy kluczowy użytkownik jest chory lub na urlopie

Ryzyka, gdy jest tylko jeden zasób wewnętrzny

Jeśli cała wiedza jest u jednej osoby, jesteście narażeni na jej chorobę lub odejście. Dlatego ustalcie, że konfiguracja i decyzje są zapisywane. Dajcie koledze rolę zastępcy.

Odwrotnie też to działa. Jeśli kupujecie tylko wsparcie zewnętrzne, płacicie za pytania, na które kolega mógłby odpowiedzieć w dwie minuty.

Zróbcie krótką instrukcję do dziesięciu najważniejszych pytań, które zadają koledzy. Oszczędza czas i może z niej korzystać zastępca.

Wprowadźcie też stały zwyczaj, że kluczowy użytkownik uczestniczy, gdy partner zmienia coś w konfiguracji. Wtedy uczy się, dlaczego to zrobiono, i może potem wyjaśnić to kolegom. To najtańsza forma przekazywania wiedzy, jaka istnieje. Ustalcie, że partner pisze krótką notatkę o każdej zmianie, i przechowujcie notatki w jednym miejscu.

Ustalcie podział i przeszkolcie kluczowego użytkownika

Weźcie zgłoszenia z jednego kwartału i posortujcie je według tego, kto mógł je rozwiązać. Wiele zgłoszeń okazuje się pytaniami użytkowników, inne są techniczne. Użyjcie tego podziału, aby ocenić, ile czasu powinien mieć kluczowy użytkownik i ile wsparcia powinniście kupić. Zobaczcie też artykuł o pakiecie godzin, stawce godzinowej i abonamencie.

Sprawdźcie, czy wasz partner oczekuje, że macie wewnętrzną osobę kontaktową, i co trzeba zrobić, aby nadać jej właściwe uprawnienia. Użytkowników zakłada się w centrum administracyjnym Microsoft 365, a uprawnienia przydziela się w Business Central.

Microsoft oferuje bezpłatny e-learning o Business Central w Microsoft Learn. Dajcie kluczowemu użytkownikowi czas na korzystanie z niego. To tańsze niż kupowanie tej samej wiedzy jako wsparcia.

Addverk

Jeśli chcecie porozmawiać o tym temacie, napiszcie do nas. Ustalcie jasno, co jest po waszej stronie, a co po stronie partnera.