Intern superbruker eller ekstern support?

Hva en superbruker er

En superbruker er en medarbeider som kjenner prosessene deres og Business Central godt nok til å hjelpe kolleger i hverdagen. Vedkommende har sjelden teknisk bakgrunn, men kjenner oppsettet, kontoplanen, varene og arbeidsflytene deres.

Velg en person som er nysgjerrig og liker å hjelpe andre, og som har tid. En superbruker som ikke har avsatt tid, blir raskt en flaskehals. Avtal hvor mange timer i uken oppgaven tar, og ta den med i vedkommendes stillingsbeskrivelse.

Superbrukeren er også den som best kan oversette mellom kolleger og konsulent. Når en kollega sier at «systemet tuller», kan superbrukeren finne ut hva som konkret skjer, og skrive en brukbar sak.

Hva som bør ligge internt

Vurder også hvem som godkjenner endringer i oppsettet. Små endringer i for eksempel bokføringsoppsettet kan få store følger, så beslutningen bør tas av en som har ansvar for økonomien.

• Svar på daglige spørsmål fra kolleger
• Opprettelse av brukere og tildeling av roller og rettigheter i egen virksomhet
• Kjennskap til prosessene deres, slik at oppsettet matcher virkeligheten
• Testing av nye funksjoner og oppdateringer i en sandkasse
• Å skrive en god supportsak til den eksterne partneren
• Oversikt over lisenser, apper og avtaler

Hva dere kan kjøpe utenfra

Spør partneren om tilgjengeligheten kan avtales, slik at dere vet når dere kan få hjelp mens superbrukeren er borte. Det er ofte her ekstern support gir størst verdi: som sikkerhetsnett, ikke som den første dere ringer.

• Feilsøking som krever teknisk innsikt eller tilgang til administrasjonssenteret
• Oppsett av nye moduler og endringer i flyter
• Tilpasninger og integrasjoner
• Oppdateringer, og at tilpasningene deres virker etterpå
• Rådgivning om bokføringsoppsett og rapporter
• Avløsning når superbrukeren er syk eller på ferie

Risikoer ved å bare ha en intern ressurs

Hvis all kunnskap ligger hos én person, er dere sårbare ved sykdom eller oppsigelse. Avtal derfor at oppsett og beslutninger skrives ned. Gi en kollega rollen som stedfortreder.

Det motsatte gjelder også. Hvis dere bare kjøper ekstern support, betaler dere for spørsmål som en kollega kunne ha svart på på to minutter.

Lag en kort veiledning til de ti viktigste spørsmålene kollegene stiller. Den sparer tid og kan brukes av stedfortrederen.

Gjør det også til en fast vane å la superbrukeren delta når partneren endrer noe i oppsettet. Da lærer vedkommende hvorfor det er gjort, og kan forklare det til kollegene etterpå. Det er den billigste formen for kunnskapsoverføring som finnes. Avtal at partneren skriver et kort notat om hver endring, og lagre notatene samlet.

Finn fordelingen, og lær opp superbrukeren

Ta sakene deres fra ett kvartal og sorter dem etter hvem som kunne ha løst dem. Mange saker viser seg å være brukerspørsmål, andre er tekniske. Bruk fordelingen til å vurdere hvor mye tid en superbruker skal ha, og hvor mye support dere skal kjøpe. Se også artikkelen om klippekort, timepris og abonnement.

Sjekk at partneren deres forventer at dere har en intern kontaktperson, og hva som skal til for å gi vedkommende de riktige rettighetene. Brukere opprettes i administrasjonssenteret for Microsoft 365, og tillatelser tildeles i Business Central.

Microsoft tilbyr gratis e-læring om Business Central på Microsoft Learn. Gi superbrukeren tid til å bruke det. Det er billigere enn å kjøpe den samme kunnskapen som support.

Spørsmål til oss

Avtal tydelig hva som er deres, og hva som er partnerens. Har dere spørsmål til oss, kan dere skrive til oss.