Interne superuser of externe support?

Wat een superuser is

Een superuser is een medewerker die uw processen en Business Central goed genoeg kent om collega's dagelijks te helpen. Die persoon heeft zelden een technische achtergrond, maar kent uw inrichting, rekeningschema, artikelen en werkwijzen.

Kies iemand die nieuwsgierig is, het leuk vindt anderen te helpen en tijd heeft. Een superuser zonder vrijgemaakte tijd wordt snel een knelpunt. Spreek af hoeveel uur per week de taak kost en neem die op in zijn of haar functiebeschrijving.

De superuser is ook degene die het best kan vertalen tussen collega's en adviseur. Als een collega zegt dat 'het systeem dwarsligt', kan de superuser uitzoeken wat er concreet gebeurt en een bruikbare melding schrijven.

Wat intern hoort te liggen

Bedenk ook wie wijzigingen in de inrichting goedkeurt. Kleine wijzigingen in bijvoorbeeld de boekingsinrichting kunnen grote gevolgen hebben, dus de beslissing moet worden genomen door iemand met verantwoordelijkheid voor de financiën.

• Antwoorden op dagelijkse vragen van collega's
• Gebruikers aanmaken en rollen en rechten toewijzen binnen uw eigen bedrijf
• Kennis van uw processen, zodat de inrichting aansluit op de werkelijkheid
• Nieuwe functies en updates testen in een sandbox
• Een goede supportmelding schrijven voor de externe partner
• Overzicht van licenties, apps en overeenkomsten

Wat u extern kunt inkopen

Vraag de partner of de beschikbaarheid kan worden afgesproken, zodat u weet wanneer u hulp kunt krijgen als de superuser afwezig is. Hier levert externe support vaak de meeste waarde: als vangnet, niet als eerste aanspreekpunt.

• Foutopsporing die technisch inzicht of toegang tot het admin center vereist
• Inrichting van nieuwe modules en wijzigingen in processen
• Aanpassingen en koppelingen
• Updates, en dat uw aanpassingen daarna blijven werken
• Advies over boekingsinrichting en rapporten
• Vervanging wanneer de superuser ziek is of op vakantie

Risico's van alleen een interne medewerker

Zit alle kennis bij één persoon, dan bent u kwetsbaar bij ziekte of ontslag. Spreek daarom af dat inrichting en beslissingen worden opgeschreven. Geef een collega de rol van plaatsvervanger.

Het omgekeerde geldt ook. Koopt u alleen externe support in, dan betaalt u voor vragen die een collega in twee minuten had kunnen beantwoorden.

Maak een korte handleiding voor de tien belangrijkste vragen die collega's stellen. Die bespaart tijd en kan door de plaatsvervanger worden gebruikt.

Maak er ook een vaste gewoonte van de superuser erbij te betrekken wanneer de partner iets in de inrichting wijzigt. Dan leert die persoon waarom het is gedaan en kan het daarna aan collega's uitleggen. Het is de goedkoopste vorm van kennisoverdracht die er bestaat. Spreek af dat de partner over elke wijziging een korte notitie schrijft en bewaar de notities bij elkaar.

Vind de verdeling en leid de superuser op

Neem uw meldingen van een kwartaal en sorteer ze op wie ze had kunnen oplossen. Veel meldingen blijken gebruikersvragen te zijn, andere zijn technisch. Gebruik de verdeling om te beoordelen hoeveel tijd een superuser moet krijgen en hoeveel support u moet inkopen. Zie ook het artikel over strippenkaart, uurtarief en abonnement.

Controleer of uw partner verwacht dat u een interne contactpersoon heeft en wat nodig is om die de juiste rechten te geven. Gebruikers worden aangemaakt in het Microsoft 365-beheercentrum en machtigingen worden toegewezen in Business Central.

Microsoft biedt gratis e-learning over Business Central op Microsoft Learn. Geef de superuser tijd om die te gebruiken. Dat is goedkoper dan dezelfde kennis als support in te kopen.

Bij Addverk

Wilt u informatie over support, schrijf ons dan. Spreek duidelijk af wat van u is en wat van de partner.